Menu Paramètres - Société, onglet Caisses

Dans cette fiche figure un paramétrage standard. On peut le modifier si nécessaire.

Il permet de définir les informations des comptes salariés par défaut, c'est-à-dire les informations qui seront attribuées à chaque nouveau salarié.

Il permet également de définir le format d'export par défaut.

Format de logiciel

sPAIEctacle exporte les écritures comptables aux formats de logiciels suivants : Abaque, Cegid format PGI, Cegid (sans comptes tiers), Ciel Compta, Cogilog, EBP, GIE Damoclès, Maestria v4, Maestria v4 (avec tiers), Météor,  Quadratus, Sage ligne 30 ou 100, Sage (sans compte tiers), Sage 1000, Sage Coala - ainsi que différents formats propres à la comptabilité publique.

Il existe aussi un format texte, facilement manipulable dans un tableur pour les formats non proposés ici.

Si votre logiciel de comptabilité n’est aucun de ceux proposés dans cette liste, celui-ci est peut-être compatible avec l’un des formats proposés par sPAIEctacle.
Utilisez alors ce format pour l’export à partir de sPAIEctacle et pour l’import dans votre logiciel de comptabilité.

Système d'exploitation du logiciel de comptabilité

La deuxième liste déroulante permet de choisir si le programme de comptabilité est installé sous Windows ou sur Macintosh.

Les options comptables définies sur la fiche Société sont automatiquement prises en compte à la création d'une fiche salarié.

Sur l'onglet Salarié de la fiche Salarié, la racine du compte et de son libellé apparaissent en gris : elle ne peut être modifiée qu'en passant par la fiche Société. En revanche, la partie qui suit peut être modifiée manuellement ici.

En cas de modification des racines dans la zone Compta dans la fiche Société, toutes les fiches Salariés seront modifiées. Les changements de terminaison affecteront par contre les fiches Salariés créées ensuite mais non celles déjà existantes. Pour cela il faut utiliser la fonction Mise à jour des fiches Salariés.

La longueur du compte se modifie uniquement à partir de la fiche Société.

Menu Paramètres - Rubriques de paie, onglet Particularités

A chaque rubrique sont associés un compte et un libellé. Toutes les rubriques ayant le même compte et le même libellé seront regroupées sur une ligne d’écriture.

sPAIEctacle crée une ligne d’écriture différente par compte/libellé différents.

Compte
Indiquer le numéro de compte

Libellé écriture
Indiquer le libellé correspondant

Détailler par salarié
Cette option permet de détailler dans les écritures comptables les rubriques ainsi cochées, en les regroupant par salarié. En cochant cette case, sPAIEctacle reprend :
- le compte de la rubrique
- le libellé de la rubrique + le libellé du compte salarié
(par exemple 641100 - Brut DURAND)

Utilisation de compte tiers
Cette option n'apparaît que si l'option Détailler par salarié est cochée. En cochant cette case, sPAIEctacle reprend :
- le compte de la rubrique + la terminaison du compte salarié
- le libellé de la rubrique + le libellé du compte salarié
(par exemple 641100DUR - Brut DURAND)

Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Types retenue

On associe un compte débit et un compte crédit avec un libellé à chaque Type retenue.

Lors de la création d’un compte, sPAIEctacle propose automatiquement un libellé. Celui-ci est modifiable.

La modification du compte ou du libellé débit dans le Type retenue se répercute sur les retenues de ce Type retenue.

La modification du compte ou du libellé crédit dans le Type retenue est par contre sans conséquence sur le paramétrage comptable des fiches caisses existantes.

L'option Cotisations patronales non incluses dans les écritures comptables est à cocher pour les structures relevant de la comptabilité publique.

Par défaut, la fiche caisse est sans compte comptable. Toutefois il est possible de personnaliser les comptes crédit en fonction des caisses physiques (par exemple pour les fichier multi-sociétés, on pourra avoir un compte différent pour chaque Urssaf : 431075 Urssaf de Paris à payer).

Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Caisses

On associe un compte crédit avec un libellé à chaque caisse.

Lors de la création d’un compte, sPAIEctacle propose automatiquement un libellé. Celui-ci est modifiable.

Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Retenues

A chaque retenue sont associés un Compte Débit et un Libellé écriture. Ces informations, visibles dans l’onglet Particularités, reprennent celles indiquées dans le Type retenue.

Au besoin, on peut modifier le compte débit et/ou le libellé directement dans les retenues. Celles-ci seront alors différenciées à l’édition des écritures comptables.

Par exemple, les retenues Urssaf utilisent toutes le compte n° 645100 avec le libellé suivant : Cotis. Urssaf.

Dans l'exemple ci-contre, la retenue "Contribution Solidarité", qui est une retenue Urssaf, pourrait être paramétrée différemment et utiliser ces données spécifiques : compte n° 645102 avec le libellé "Contribution solidarité".

Menu Paramètres - Professions

Dans les professions, on a la possibilité d’indiquer un numéro de compte et un libellé. Cette option de présentation des écritures est surtout utile pour les sociétés réalisant des longs métrages, puisque obligation leur est faite d’adopter un plan comptable spécifique.

Dans la zone Comptabilité de la fiche Profession, indiquer le numéro de compte (brut) de la profession et son libellé.

Il n'est pas nécessaire de les paramétrer si l'on ne souhaite pas ventiler les bruts par profession.

Au moment de réaliser les écritures, dans la page Options des Ecritures comptables, cocher l’option Détail par profession des rubriques de paie soumises à cotisations pour obtenir ce détail. sPAIEctacle regroupera en fonction de ces critères toutes les rubriques de paies soumises à cotisations des paies ayant la même profession.

Cette option inhibe la comptabilité des rubriques de paie.

Menu Paramètres - Analytiques

Le compte utilisé pour les écritures comptables est celui désigné dans la zone Compte analytique.

La modification d’un compte analytique se répercutera sur les paies concernées.

Pour que les analytiques soient pris en compte dans les écritures comptables, il faudra cocher la case Comptabilité analytique dans l’onglet Options des écritures comptables au moment de réaliser l'édition ou l'export.

Il n'existe pas de liste des comptes comptables à proprement parler. La liste n'est visible que par la palette.

Si des comptes créés sont à supprimer, il convient de lancer une reconstruction du plan comptable, après les avoir supprimés des fiches dans lesquelles ils étaient paramétrés.

Lorsque l’on valide cette option, on nettoie et reconstruit la liste des comptes en ne conservant que les comptes utilisés dans les différentes zones de paramétrage du logiciel.

La reconstruction est automatiquement faite au compactage du fichier ou à la restauration d'un fichier de sauvegarde. Voir à ce sujet la fiche Restauration.

Menu Fichier - Maintenance

Sélectionner Reconstruction du plan comptable.

Valider en cliquant sur OK.

Période

Exercice
Sélectionner l’exercice de paie souhaité dans la liste déroulante

Date de règlement / Date de fin
Il s’agit d’une liste déroulante qui permet de choisir si l’on veut éditer les écritures comptables en fonction du critère de Date de règlement des paies ou du critère de Fin de la période de paie.

Dates
On peut saisir les dates de la période souhaitée, ou sélectionner la période dans la liste déroulante située à droite. Cette liste propose les périodicités les plus courantes. Elle offre également l’avantage de la sécurité : elle permet d’éviter les erreurs de saisie des dates.

Détail par mois
Cette option permet, lorsque l’on édite les écritures de plusieurs mois de les demander une seule fois. Le logiciel découpera la demande en autant de journaux que de mois sur la période demandée.

On sélectionne la rupture en cliquant dessus.

Cette fonction n’est utile que pour des besoins spécifiques. Dans la majorité des cas, il ne faut pas cocher de rupture.

Le fait de cocher des ruptures et de demander un export génère la création de plusieurs fichiers d’export.

Visualisation des écritures comptables
Lorsque l'on valide par OK, cette option affiche les écritures à l’écran, dans une fenêtre de pré-visualisation. Cette étape, facultative, peut être utilisée comme étape intermédiaire pour valider le résultat à l’écran avant d’exporter et / ou d’imprimer les écritures.

Export
Déclenche l’export des écritures (option modifiable dans le dialogue de visualisation si celui-ci est aussi coché)

Edition papier
Déclenche l’édition papier des écritures (option modifiable dans le dialogue de visualisation si celui-ci est aussi coché).

Cliquer sur l’onglet Options afin de paramétrer les formats d’export et de présentation des écritures comptables.

Date des écritures
Par défaut, sPAIEctacle édite les écritures en ventilant par mois, au Dernier jour du mois les écritures. En cochant l’option Date fixe, on édite toutes les écritures à la même date, sans séparation mensuelle.

Libellé identique pour toutes les écritures
Cette option prend le pas sur tous les autres libellés des écritures. Cocher la case et entrer le libellé associé dans la zone de saisie si l’on désire que cette option soit appliquée.

Le libellé saisi est conservé en mémoire pour les éditions d’écritures suivantes.

Comptabilité analytique
Cette option ventile les écritures par analytique et renseigne la colonne Analytique des écritures.

Il est tout à fait possible de dissocier l'analytique saisi dans les paies de la comptabilité. On peut utiliser les analytiques dans sPAIEctacle sans pour autant avoir de comptabilité analytique.

Rupture des écritures comptables par analytique
Cette option effectue un tri des comptes pour chacun des analytiques et ajoute le libellé de l'analytique dans le libellé de chaque écriture.

Détail part salariale/part employeur des cotisations à payer
Cette option éclate chaque écriture de cotisations (comptes Urssaf, Audiens, etc… à payer) en deux écritures, une patronale, une salariale.

Détail par profession des rubriques de paie soumises à cotisations
Indique, pour les rubriques soumises, le compte et le libellé débit des professions utilisées. Cette option nécessite que les comptes des professions soient renseignés. A défaut, les libellés précédés de trois astérisques permettent de repérer les professions à paramétrer.

Détail des nets à payer par numéro de paie
Détaille les comptes de net à payer par paie en indiquant le numéro de paie dans le libellé de l'écriture (par exemple 421DUR - NAP DURAND 264)

Longueur des comptes
Reprise des informations de la fiche Société. On peut modifier ici ces options : le logiciel les conserve en mémoire et les met à jour dans la fiche Société.

Format d’export
Reprise des informations de la fiche Société. On peut modifier ici le format : le logiciel le conserve en mémoire et le met à jour dans la fiche Société.

Code journal
Mêmes principes que la Longueur des comptes.

On indique ici les numéros et libellés des différences d’arrondis constatées lors de la réalisation des écritures.

Un dialogue apparaît, permettant notamment de modifier les paramètres comptables des salariés.

Cocher et compléter les options permettant de mettre à jour les Numéros de compte et / ou les Libellés des écritures.

Les informations de la première zone forment la "racine" du numéro et du libellé. Elles proviennent de la fiche Société. Elles ne sont pas modifiables ici.

La zone de saisie du milieu permet de compléter la racine

La liste déroulante permet de choisir la "terminaison" de l'écriture.