Principes généraux

Les écritures comptables, sont "calculées" au moment où on les édite, et ne sont pas enregistrées dans le logiciel. On peut ainsi les éditer autant de fois qu'on le souhaite, en modifiant ou non les options de présentation.

On peut éditer les écritures sur papier, les visualiser à l'écran, et les exporter dans un fichier qui sera importé par le logiciel de comptabilité. sPAIEctacle exporte les écritures dans les formats des logiciels de comptabilité les plus courants du marché.

Trois grands principes régissent les écritures comptables dans sPAIEctacle :

Lignes d’écritures

Pour un même numéro de compte et un même libellé, le programme regroupe les différentes  écritures en une seule.
Exemple : 42100000 "Net à payer" - tous les nets à payer inscrits de cette façon seront regroupés en une seule écriture comptable.

Pour un même numéro de compte mais avec des libellés différents, le programme génère autant de lignes d’écritures que de libellés différents affectés à ce compte.
Exemple pour le compte net à payer 42100000 :
             N° Compte : 42100000   libellé : Salaire Durand
             N° Compte : 42100000   libellé : Salaire Dupont
...donneront deux lignes d’écritures.

Libellés

A un même numéro de compte peuvent être affectés plusieurs libellés d'écriture.

Longueur des comptes

Selon la longueur (nombre de caractères) des comptes que l’on désire, sPAIEctacle complétera par des zéros les numéros déjà existants et ceux que l’on créera.

Si la longueur des comptes n’est pas renseignée, sPAIEctacle utilisera les comptes tels quels.

Vérifiez la cohérence de vos numéros de comptes dans sPAIEctacle par rapport à ceux de votre fichier de comptabilité.

Si une des fiche utilisée n'a pas de compte comptable affecté, l'export et l'impression des écritures comptable ne seront pas bloqués.
L'écriture sera passée sur le compte 471 avec le libellé "*** libellé de la fiche sans compte défini***".

sPAIEctacle permet également de générer les écritures comptables de règlement. Voir à ce sujet la fiche Ecritures comptables de règlement.

Paramétrage

Fiche Société

Menu Paramètres - Société, onglet Caisses   L'onglet Compta de la fiche Société permet de définir l'ensemble des options comptables de la Société.   Voir aussi la fiche Paramètres - Société - Onglet Compta.

Compte salarié par défaut

Il est possible de définir ici les paramètres par défaut des comptes salarié. Ces données seront utilisées par défaut à l'ajout d'une fiche salarié mais leur modification est sans impact sur les salariés déjà enregistrés (qui peuvent être modifiés manuellement ou par Mise à jour).

Paramètres généraux

Format d’export

Deux listes déroulantes permettent de constituer le format d’export du fichier comptable.

Comptabilité analytique

Cette option ventile les écritures par analytique et renseigne la colonne Analytique des écritures.

Longueur des comptes

Longueur des comptes (nombre de caractères) utilisés dans le logiciel de comptabilité.

Code journal

Codes des différents journaux dans lesquels vont être importées les écritures.

Numéro de compte

Comptes comptables de Banque et de Caisse qui seront utilisés pour les écritures comptables de règlement.

Options de présentation

Détail part salariale/part employeur des cotisations à payer

Cette option éclate chaque écriture de cotisations (comptes Urssaf, Audiens, etc… à payer) en deux écritures, une patronale, une salariale.

Suffixe comptabilité

Cette option permet de gérer des suffixes comptables par types analytique ou par types profession. Ces suffixes comptables sont ajoutés à tous les comptes de charges (comptes débutant par un 6).

Une fois l'option cochée, il convient alors de préciser :

selon Type Analytique ou selon TypeProfession

la position du suffixe

Par exemple, en cochant l'option Suffixe comptabilité selon Type profession en position 4, les comptes de charges tels que le 641100, deviendront 641ART pour le personnel artistique, si le suffixe comptable du type profession est ART.

Voir aussi à ce sujet la fiche Typage des paramètres.

Détail par profession des rubriques de paie soumises à cotisations

Indique, pour les rubriques soumises, le compte et le libellé débit des professions utilisées. Cette option nécessite que les comptes des professions soient renseignés. A défaut, les libellés précédés de trois astérisques permettent de repérer les professions à paramétrer.

Détail des nets à payer par numéro de paie

Détaille les comptes de net à payer par paie en indiquant le numéro de paie dans le libellé de l'écriture (par exemple 421DUR - NAP DURAND 264)

Préférences

Menu Fichier - Préférences, onglet Divers   La zone Compta permet de définir les comptes et libellés qui seront utilisés pour imputer les différences d'arrondi.   Il est également possible de définir une Longueur de pièce maximale. Pour les comptes de charges, la pièce sera SALMM (MM correspond au mois de l'écriture). Pour les compte tiers salarié, la pièce sera l'éventuelle référence de règlement. La pièce sera éventuellement tronquée par la droite si sa longueur est supérieure à celle définie dans les préférences.   Pour les fichiers de données multi-sociétés, les données comptables générales sont à renseigner sur un onglet Compta dédié.

Fiches Salariés

Numéro de Compte Le numéro de compte est décomposé en 2 parties,  modifiable manuellement dans la fiche ou par Mise à jour : une racine, généralement composé de chiffres une terminaison, dont la longueur varie en fonction des paramètres comptables de la fiche Société La longueur du compte se modifie uniquement à partir de la fiche Société. La terminaison est elle même décomposée en 2 parties qui peuvent être mises à jour de façon indépendante. En cas de comptabilité avec tiers, la terminaison correspond au compte tiers.   Libellé écriture Le libellé écriture est également décomposé en deux zones, modifiable manuellement dans la fiche ou par Mise à jour : une racine une terminaison

Rubriques de paie

Menu Paramètres - Rubriques de paie, onglet Particularités   A chaque rubrique sont associés un compte et un libellé. Toutes les rubriques ayant le même compte et le même libellé seront regroupées sur une ligne d’écriture. sPAIEctacle crée une ligne d’écriture différente par compte/libellé différents.   Compte Indiquer le numéro de compte Libellé écriture Indiquer le libellé correspondant Détailler par salarié Cette option permet d'ajouter la terminaison du compte et le libellé salarié aux données de la rubrique. Par exemple 64100 Brut DURAND (ou 641DUR si vous saisissez le compte rubrique 641 au lieu de 641100). Utilisation de compte tiers Cette option permet d'utiliser le compte de la rubrique comme compte principal et la terminaison du compte du salarié comme compte tiers.

Types retenue

Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Types retenue   On associe un compte débit et un compte crédit avec un libellé à chaque Type retenue. Lors de la création d’un compte, sPAIEctacle propose automatiquement un libellé. Celui-ci est modifiable.   La modification du compte ou du libellé débit dans le Type retenue se répercute sur les retenues de ce Type retenue. La modification du compte ou du libellé crédit dans le Type retenue est par contre sans conséquence sur le paramétrage comptable des fiches caisses existantes.   L'option Cotisations patronales non incluses dans les écritures comptables est à cocher pour les structures relevant de la comptabilité publique.

Paramètres optionnels

Fiches Caisse

Par défaut, la fiche caisse est sans compte comptable. Toutefois il est possible de personnaliser les comptes crédit en fonction des caisses physiques (par exemple pour les fichier multi-sociétés, on pourra avoir un compte différent pour chaque Urssaf : 431075 Urssaf de Paris à payer). Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Caisses   On associe un compte crédit avec un libellé à chaque caisse. Lors de la création d’un compte, sPAIEctacle propose automatiquement un libellé. Celui-ci est modifiable.

Fiches Retenue

Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Retenues   A chaque retenue sont associés un Compte Débit et un Libellé écriture. Ces informations, visibles dans l’onglet Particularités, reprennent celles indiquées dans le Type retenue. Au besoin, on peut modifier le compte débit et/ou le libellé directement dans les retenues. Celles-ci seront alors différenciées à l’édition des écritures comptables. Par exemple, les retenues Urssaf utilisent toutes le compte n° 645100 avec le libellé suivant : Cotis. Urssaf. Dans l'exemple ci-contre, la retenue "Contribution Solidarité", qui est une retenue Urssaf, pourrait être paramétrée différemment et utiliser ces données spécifiques : compte n° 645102 avec le libellé "Contribution solidarité".

Fiches Profession

Menu Paramètres - Professions   Dans les professions, on a la possibilité d’indiquer un numéro de compte et un libellé. Cette option de présentation des écritures est surtout utile pour les sociétés réalisant des longs métrages, puisque obligation leur est faite d’adopter un plan comptable spécifique. Dans la zone Comptabilité de la fiche Profession, indiquer le numéro de compte (brut) de la profession et son libellé. Il n'est pas nécessaire de les paramétrer si l'on ne souhaite pas ventiler les bruts par profession.   Au moment de réaliser les écritures, dans la page Options des Ecritures comptables, cocher l’option Détail par profession des rubriques de paie soumises à cotisations pour obtenir ce détail. sPAIEctacle regroupera en fonction de ces critères toutes les rubriques de paies soumises à cotisations des paies ayant la même profession.   Cette option inhibe la comptabilité des rubriques de paie.

Analytiques

Menu Paramètres - Analytiques   Le compte utilisé pour les écritures comptables est celui désigné dans la zone Compte analytique. La modification d’un compte analytique se répercutera sur les paies concernées.   Pour que les analytiques soient pris en compte dans les écritures comptables, il faudra cocher la case Comptabilité analytique sur l’onglet Compta de la fiche Société.

Types profession / Types analytique

Menu Paramètres > Professions ou Paramètres > Analytiques Cliquer sur l'icône  Listes liées et choisir Types profession ou Types analytique.   La colonne Compta permet de définir pour chaque Type profession ou Type analytique, un suffixe comptable. Ce suffixe sera affecté à tous les comptes de classe 6 si l'option Suffixe comptabilité est cochée sur la fiche Société.   Par exemple, en cochant l'option Suffixe comptabilité selon Type profession en position 4, les comptes de charges tels que le 641100, deviendront 641ART pour le personnel artistique, si le suffixe comptable du type profession est ART.

Fichier de données multi-société

Si des sociétés du fichier de données ont un plan comptable spécifique, il est possible de préciser les différences par rapport au plan comptable général dans un fichier d'options.

Ce fichier doit être au format texte tabulé. Il est nommé "ConversionSoc.txt" et doit être placé dans un dossier "Options", au même emplacement que le fichier de données.

Le fichier doit avoir la forme suivante :

CodeSociété [tabulation] CompteComptableASubstituer [tabulation] CompteComptableSpécifique [tabulation] LibelléSpécifique

Exemple de fichier

Paramétrage comptable du fichier de données :

toutes les rubriques de rémunération mensuelle ont le compte comptable 641000 Brut

toutes les rubriques de défraiements non soumis ont le compte comptable 641600 Défraiements

le type retenue Urssaf a les comptes comptables 645100 Cotis. Urssaf / 431000 Urssaf à payer

Spécificités de la société SOC1 :

toutes les rubriques de rémunération mensuelle ont le compte comptable 641888 Rémunération

toutes les rubriques de défraiements non soumis ont le compte comptable 641600 Défraiements Non Soumis

le type retenue Urssaf a les comptes comptables 645188 Cotis. Urssaf et Chômage / 431888 Urssaf à payer

Spécificités de la société SOC2 :

toutes les rubriques de rémunération mensuelle ont le compte comptable 641999 Rémunération

toutes les rubriques de défrisements non soumis ont le compte comptable 641699 Défraiements

Le fichier ConversionSoc.txt aura la forme suivante :

SOC1    641000    641888    Rémunération
SOC1    641600    641600    Défraiements Non Soumis
SOC1    645100    645188    Cotis. Urssaf et Chômage
SOC1    431000    431888
SOC2    641000    641999    Rémunération
SOC2    646000    641699

Reconstruction du plan comptable

Il n'existe pas de liste des comptes comptables à proprement parler. La liste n'est visible que par la palette. Si des comptes créés sont à supprimer, il convient de lancer une reconstruction du plan comptable, après les avoir supprimés des fiches dans lesquelles ils étaient paramétrés. Lorsque l’on valide cette option, on nettoie et reconstruit la liste des comptes en ne conservant que les comptes utilisés dans les différentes zones de paramétrage du logiciel.   La reconstruction est automatiquement faite au compactage du fichier ou à la restauration d'un fichier de sauvegarde. Voir à ce sujet la fiche Restauration.

Menu Fichier - Maintenance Sélectionner Reconstruction du plan comptable. Valider en cliquant sur OK.

Edition des écritures comptables

Activer le menu Etats - Ecritures comptables ou Cliquer sur l'icône Ecritures comptables dans la barre de menu principal.

Période

Exercice
Sélectionner l’exercice de paie souhaité dans la liste déroulante

Date de règlement / Date de fin
Il s’agit d’une liste déroulante qui permet de choisir si l’on veut éditer les écritures comptables en fonction du critère de Date de règlement des paies ou du critère de Fin de la période de paie.

Dates
On peut saisir les dates de la période souhaitée, ou sélectionner la période dans la liste déroulante située à droite. Cette liste propose les périodicités les plus courantes. Elle offre également l’avantage de la sécurité : elle permet d’éviter les erreurs de saisie des dates.

Rupture par mois
Cette option permet, lorsque l’on édite les écritures de plusieurs mois de les demander une seule fois. Le logiciel découpera la demande en autant de journaux que de mois sur la période demandée.

Analytiques / Types analytiques

Un menu déroulant permet d'opter, soit pour les analytiques, soit pour les types analytiques, comme critère de sélection des paies.

Il est possible de cocher tous les analytiques (ou types analytiques) pour prendre en compte l'ensemble des paies.

Il est aussi possible de ne cocher qu'une sélection d'analytiques (ou types analytiques). Seules les paies correspondantes seront alors prises en compte.

L'option Rupture par analytique permet de générer une rupture selon ce critère.

Si le menu déroulant est positionner sur Types analytiques, il est possible d'opter pour une Rupture par type analytique ou une Rupture par analytique.

Un clic sur la coche  située juste au-dessus du tableau permet de tout sélectionner ou dé-sélectionner.

Par défaut, les analytiques proposés sont tous cochés. Le logiciel n’affiche que les analytiques utilisés sur l’exercice.

Options

Date des écritures

Par défaut, sPAIEctacle édite les écritures en ventilant par mois, au Dernier jour du mois les écritures. En cochant l’option Date fixe, on édite toutes les écritures à la même date, sans séparation mensuelle.

Libellé identique pour toutes les écritures

Cette option prend le pas sur tous les autres libellés des écritures. Cocher la case et entrer le libellé associé dans la zone de saisie si l’on désire que cette option soit appliquée.

Le libellé saisi est conservé en mémoire pour les éditions d’écritures suivantes.

Type de sortie

Visualisation des écritures comptables
Lorsque l'on valide par OK, cette option affiche les écritures à l’écran, dans une fenêtre de pré-visualisation. Cette étape, facultative, peut être utilisée comme étape intermédiaire pour valider le résultat à l’écran avant d’exporter et / ou d’imprimer les écritures.

Export
Déclenche l’export des écritures (option modifiable dans le dialogue de visualisation si celui-ci est aussi coché). Le fichier d'export est enregistré dans le dossier Export si vous êtes en enregistrement automatique (voir à ce sujet la fiche Préférences - Exports).

Edition papier
Déclenche l’édition papier des écritures (option modifiable dans le dialogue de visualisation si celui-ci est aussi coché).