Il est possible de créer des rubriques de paie qui calculent automatiquement le montant de la prime d’ancienneté mensuelle d’un salarié, en fonction de la convention collective applicable et de l’ancienneté du salarié.

Notions générales

La notion de prime d’ancienneté n’existe pas dans le Code du travail : ce sont les conventions collectives qui l’ont créée, mais toutes ne la rendent pas obligatoire (par exemple les conventions collectives Syntec bureau d'études, Entreprises artistiques et culturelles...).

C’est dans la convention collective que sont définis le mode de calcul et l’évolution des primes d’ancienneté éventuellement appliquées, en fonction d’un nombre d’années d’ancienneté.

Le nombre d’années d’ancienneté est, le plus souvent, calculé par rapport à la date d’entrée dans l’entreprise ; il existe toutefois quelques exceptions à la règle. On emploiera donc ici le terme spécifique "date d’ancienneté" plutôt que "date d’entrée".

Calcul de la prime d’ancienneté

Deux modes de calcul sont pratiqués, en fonction de la convention collective applicable.

Méthode de calcul au pourcentage

Il peut s’agir d’un pourcentage du salaire choisi en fonction du nombre d’années d’ancienneté. Là encore, chaque convention collective détermine une table d’ancienneté dans laquelle elle met en regard un nombre d’années et un pourcentage.

Par exemple, un salarié avec 8 ans d'ancienneté, dont la rémunération brute mensuelle est de 2 000 € aura, si le pourcentage d'ancienneté de l'entreprise est de 2% par tranche de 4 années, une prime d'un montant de :
2000 € x 2 tranches de quatre années x 2% soit 80€.

Méthode de calcul au point

La seconde méthode est basée sur un nombre de points que chaque salarié se voit attribuer par année d’ancienneté (et par type d’emploi). Il suffit ensuite de multiplier ce nombre de points par la valeur d’un point pour obtenir le montant de la prime d’ancienneté (par exemple dans la Convention collective nationale de l’animation).

Par exemple, un salarié avec 8 ans d'ancienneté aura, si la grille prévoit l'acquisition de 4 points d'ancienneté par tranche de 2 années, une prime d'un montant de :
4 points x 4 tranches de deux années x 5,20 € (exemple de valeur de point) soit 83,20 €.

Dans ce deuxième exemple, le montant de la rémunération n’intervient pas dans le calcul de la prime.

Fonctionnement dans sPAIEctacle

La convention collective doit être paramétrée (menu Paramètres - Paramétrage de la paie).
Si cela n’est pas déjà le cas, il faut indiquer, dans la fiche Société, la convention collective à laquelle est rattachée l’entreprise.

Voir les chapitres Conventions collectives et Paramétrage de la convention collective pour la création des Conventions Collectives.

Dans la fiche Contrat, la convention collective de l’entreprise doit figurer à l’onglet Suivi contrat.

Dans la fiche Salarié, sur l'onglet Salarié, une case Date ancienneté permettra le calcul de la prime d’ancienneté. La date d’entrée y est reprise automatiquement lors de la saisie mais reste modifiable.

Dans la fiche Contrat, sur l'onglet principal, on utilisera une rubrique paramétrée pour se baser sur ces différents éléments.

Ainsi, en fonction de la date d’ancienneté du salarié et de la convention collective applicable, la rubrique de paie va chercher dans la fiche Convention Collective la valeur du point ou du pourcentage à appliquer, ce qui permet le calcul automatique de la prime.

Dans le cas d'un calcul au point, à chaque revalorisation de la valeur du point par les partenaires sociaux, il suffira de mettre à jour la fiche de la convention collective pour mettre à jour l’ensemble des primes d'ancienneté à partir de la date d’application.

Paramétrage de la convention collective

Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Conventions Collectives

Voir à ce sujet la fiche Conventions Collectives.

Mode de calcul de l’ancienneté Cocher Par pourcentage ou Par points selon la méthode de calcul de la convention collective. Ancienneté En se référant à la convention, saisir au bas du tableau un nombre de points (prime calculée au point) ou une valeur de pourcentage (prime calculée au pourcentage) dans la colonne Valeur. Tabuler et saisir le nombre d’années d’ancienneté correspondant. Tabuler pour valider la ligne et poursuivre la saisie. Si la convention collective calcule la prime d’ancienneté "au point", il faut de la même façon renseigner la valeur du point dans le tableau Paie indiciaire. Cliquer sur OK pour valider la saisie complète.

Les chiffres qui apparaissent ici sont des exemples.
Les grilles de salaires, ancienneté, etc. font partie du texte des conventions disponibles notamment auprès de :
Journal Officiel  - 62 rue Desaix - Paris 15e (service payant)
ou encore sur les sites internet du gouvernement, du Ministère du travail et de diverses publications légales. A titre indicatif : www.legifrance.gouv.fr

Paramétrage de la fiche Société

Si cela n’est pas déjà fait, il faut renseigner la convention collective à laquelle est rattachée la société. Voir à ce sujet les fiches Données société - Données générales et Mise à jour des contrats.

Paramétrage de la rubrique de paie

Méthode de calcul au pourcentage

Menu Paramètres - Rubriques de paie
La Liste de toutes les rubriques s’ouvre à l’écran.

Création de la base "ancienneté"

Avant de pouvoir paramétrer la rubrique de paie, il faut créer une base de salaire sur laquelle elle va s’appuyer : la base ancienneté. Cette base servira à "étiqueter" parmi toutes les sommes susceptibles d’être perçues par un salarié, celles qui doivent rentrer dans le calcul de sa prime d’ancienneté.

Concernant les principes généraux de la création de bases et leur utilisation dans des rubriques, voir aussi la fiche Rubriques automatiques.

Dans la liste des rubriques de paie, cliquer sur l’icône Listes liées et choisir Bases de salaire dans la liste déroulante. Un tableau de saisie apparaît à l’écran. Cliquer sur les lunettes pour déverrouiller le tableau. Le mot Base apparaît dans la ligne de saisie. Compléter avec le mot ancienneté de façon à lire Base ancienneté et tabuler. Dans la colonne Code, taper NT et tabuler pour valider la ligne. Cliquer sur OK.

Le tableau se referme, on est de nouveau sur la liste des rubriques de paie. Il faut à présent se servir de cette base pour "étiqueter" toutes les rubriques de brut qui, selon  la convention collective, doivent entrer dans le calcul de la prime d’ancienneté.

Dans la liste des rubriques de paie, sélectionner la rubrique de brut mensuel utilisée dans les paies des permanents (par exemple M35). Cliquer sur l'icône Modification dans la barre des icônes. La rubrique s’ouvre à l’écran. Dans le cadre Imputation, on voit la liste Bases de salaire. Cocher Base ancienneté en cliquant dessus et valider la modification avec OK. Répéter cette opération pour toutes les rubriques de paie qui doivent entrer en compte dans le calcul de la prime d’ancienneté. Tous les utilisateurs n’ont pas forcément la même liste de bases de salaire dans la partie Imputation. Il n’est pas utile pour ce paramétrage de créer ou de cocher d’autres bases de salaire que la base ancienneté.

Création de la rubrique Prime d’ancienneté (pourcentage)

Menu Paramètres - Rubriques de paie

Cliquer sur l'icône Ajouter dans la barre des icônes de la liste des rubriques de paie. Une fenêtre Ajout de rubrique apparaît.

Paramétrer la rubrique de paie selon les indications suivantes : Libellé rubrique : Prime ancienneté (libellé exact au choix de l’utilisateur) Code rubrique : PAN1 (code au choix de l’utilisateur) Rubrique soumise à cotisations : laisser coché zones Plafond, Heures, Jours : ne rien mettre Proratisation selon % de temps partiel : ne pas cocher Dans la partie Quantité de la fiche : Liste déroulante : choisir Ancienneté Quantité : 100% Dans la partie Montant de la fiche : Liste déroulante : choisir Rubrique interactive Montant : 100% (de) Salaire global Base utilisée : Base ancienneté (de) Paie Valider avec OK. Les bases de salaire cochées en Imputation sur l'illustration le sont à titre indicatif seulement. Elles ne sont pas nécessaires au fonctionnement de la rubrique PAN1. Voir à ce sujet la fiche Rubriques automatiques.

Salarié à temps partiel et prime au pourcentage : la prime est un pourcentage du salaire brut, lequel correspond bien au temps travaillé (on ne saisit jamais dans sPAIEctacle un brut "temps plein" pour un salarié à temps partiel). Il n’y a donc pas de proratisation en fonction du pourcentage de temps partiel renseigné dans la case TP de la fiche Contrat et de la paie.

Méthode de calcul au point

La création d’une Base ancienneté (Méthode de calcul au pourcentage) n’est pas nécessaire dans ce cas de figure.

Création de la rubrique Prime d’ancienneté (basée sur un nombre de points)

Menu Paramètres - Rubriques de paie

Cliquer sur l'icône Ajouter dans la barre des icônes de la liste des rubriques de paie. Une fenêtre Ajout de rubrique apparaît.

Paramétrer la rubrique comme suit Libellé rubrique : Prime ancienneté (libellé exact au choix de l’utilisateur) Code rubrique : PAN2 (code au choix de l’utilisateur) Rubrique soumise à cotisations : laisser coché zones Plafond, Heures, Jours : ne rien mettre Proratisation selon % de temps partiel : ne pas cocher La valeur du point, et donc le montant de la prime, seront toujours proratisés en fonction du temps partiel saisi dans la fiche Contrat et dans la paie (case TP). Dans la partie Quantité de la fiche : Liste déroulante : choisir Ancienneté Quantité : 100% Dans la partie Montant de la fiche : Liste déroulante : choisir Paie indiciaire Montant : 100% (de) Valeur du point Valider avec OK. Les bases de salaire cochées en Imputation sur l'illustration le sont à titre indicatif seulement. Elles ne sont pas nécessaires au fonctionnement de la rubrique PAN2. Voir à ce sujet la fiche Rubriques automatiques.

Salarié à temps partiel et prime au point : la valeur du point et par conséquent le calcul de la prime sont systématiquement proratisés en fonction du pourcentage de temps partiel renseigné dans la case TP de la fiche Contrat et de la paie.

Paramétrage de la fiche Contrat

Si ce n’est pas déjà fait, il convient de renseigner la case Date ancienneté de la fiche Salarié - onglet Salarié. La date d’ancienneté est un des éléments permettant le calcul de la prime d’ancienneté. Dans la plupart des cas, la date de début de contrat et la date prise en compte pour l’ancienneté sont les mêmes. On peut modifier manuellement la date d’ancienneté si nécessaire.

Sur l'onglet principal, saisir la rubrique de paie.

Modalités de calcul de la prime d’ancienneté

Valeur affichée dans l’onglet principal de la fiche Contrat
La valeur affichée est celle valable au jour de la saisie de la rubrique PAN1 ou PAN2 dans la fiche Contrat. L’affichage n’est pas réactualisé, sauf en cas de ressaisie de la ligne

Valeur calculée dans la paie
Dans chaque ajout de paie, la valeur de la prime est systématiquement calculée à nouveau. Elle est donc actualisée en fonction de la période de paie.

Date charnière pour le décompte de l’ancienneté
C’est la date de début de la paie qui détermine la prise en compte de l’ancienneté, et non la date de fin ou la date de règlement.
Dans tous les cas où la date d’ancienneté est différente du 1er du mois, le nombre d’années d’ancienneté de référence ne changera qu’à la paie du mois suivant la date anniversaire.

Exemple
Pour un salarié dont la date d’ancienneté est le 15 juin 2008, on comptera pour la prime d'ancienneté, 1 an d’ancienneté supplémentaire tous les ans à partir du 1er juillet.
- paie de juin 2012 : 3 ans d’ancienneté (la date de début de la paie de juin est en-deçà du 15 juin)
- paie de juillet 2012 : 4 ans d’ancienneté (la date de début de la paie est située au-delà de la date charnière du 15 juin)