Menu Paramètres - Société, onglet Caisses
L'onglet Compta de la fiche Société permet de définir l'ensemble des options comptables de la Société.
Voir aussi la fiche Paramètres - Société - Onglet Compta.
Les écritures comptables, sont "calculées" au moment où on les édite, et ne sont pas enregistrées dans le logiciel. On peut ainsi les éditer autant de fois qu'on le souhaite, en modifiant ou non les options de présentation.
On peut éditer les écritures sur papier, les visualiser à l'écran, et les exporter dans un fichier qui sera importé par le logiciel de comptabilité. sPAIEctacle exporte les écritures dans les formats des logiciels de comptabilité les plus courants du marché.
Trois grands principes régissent les écritures comptables dans sPAIEctacle :
Pour un même numéro de compte et un même libellé, le programme regroupe les différentes écritures en une seule.
Exemple : 42100000 "Net à payer" - tous les nets à payer inscrits de cette façon seront regroupés en une seule écriture comptable.
Pour un même numéro de compte mais avec des libellés différents, le programme génère autant de lignes d’écritures que de libellés différents affectés à ce compte.
Exemple pour le compte net à payer 42100000 :
N° Compte : 42100000 libellé : Salaire Durand
N° Compte : 42100000 libellé : Salaire Dupont
...donneront deux lignes d’écritures.
A un même numéro de compte peuvent être affectés plusieurs libellés d'écriture.
Selon la longueur (nombre de caractères) des comptes que l’on désire, sPAIEctacle complétera par des zéros les numéros déjà existants et ceux que l’on créera.
Si la longueur des comptes n’est pas renseignée, sPAIEctacle utilisera les comptes tels quels.
Vérifiez la cohérence de vos numéros de comptes dans sPAIEctacle par rapport à ceux de votre fichier de comptabilité.
Si une des fiche utilisée n'a pas de compte comptable affecté, l'export et l'impression des écritures comptable ne seront pas bloqués.
L'écriture sera passée sur le compte 471 avec le libellé "*** libellé de la fiche sans compte défini***".
sPAIEctacle permet également de générer les écritures comptables de règlement. Voir à ce sujet la fiche Ecritures comptables de règlement.
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Menu Paramètres - Société, onglet Caisses
L'onglet Compta de la fiche Société permet de définir l'ensemble des options comptables de la Société.
Voir aussi la fiche Paramètres - Société - Onglet Compta.
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Il est possible de définir ici les paramètres par défaut des comptes salarié. Ces données seront utilisées par défaut à l'ajout d'une fiche salarié mais leur modification est sans impact sur les salariés déjà enregistrés (qui peuvent être modifiés manuellement ou par Mise à jour).
Deux listes déroulantes permettent de constituer le format d’export du fichier comptable.
Cette option ventile les écritures par analytique et renseigne la colonne Analytique des écritures.
Longueur des comptes (nombre de caractères) utilisés dans le logiciel de comptabilité.
Codes des différents journaux dans lesquels vont être importées les écritures.
Comptes comptables de Banque et de Caisse qui seront utilisés pour les écritures comptables de règlement.
Cette option éclate chaque écriture de cotisations (comptes Urssaf, Audiens, etc… à payer) en deux écritures, une patronale, une salariale.
Cette option permet de gérer des suffixes comptables par types analytique ou par types profession. Ces suffixes comptables sont ajoutés à tous les comptes de charges (comptes débutant par un 6).
Une fois l'option cochée, il convient alors de préciser :
selon Type Analytique ou selon TypeProfession
la position du suffixe
Par exemple, en cochant l'option Suffixe comptabilité selon Type profession en position 4, les comptes de charges tels que le 641100, deviendront 641ART pour le personnel artistique, si le suffixe comptable du type profession est ART.
Voir aussi à ce sujet la fiche Typage des paramètres.
Indique, pour les rubriques soumises, le compte et le libellé débit des professions utilisées. Cette option nécessite que les comptes des professions soient renseignés. A défaut, les libellés précédés de trois astérisques permettent de repérer les professions à paramétrer.
Détaille les comptes de net à payer par paie en indiquant le numéro de paie dans le libellé de l'écriture (par exemple 421DUR - NAP DURAND 264)
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Menu Fichier - Préférences, onglet Divers
La zone Compta permet de définir les comptes et libellés qui seront utilisés pour imputer les différences d'arrondi.
Il est également possible de définir une Longueur de pièce maximale. Pour les comptes de charges, la pièce sera SALMM (MM correspond au mois de l'écriture). Pour les compte tiers salarié, la pièce sera l'éventuelle référence de règlement. La pièce sera éventuellement tronquée par la droite si sa longueur est supérieure à celle définie dans les préférences.
Pour les fichiers de données multi-sociétés, les données comptables générales sont à renseigner sur un onglet Compta dédié. |
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Numéro de Compte Le numéro de compte est décomposé en 2 parties, modifiable manuellement dans la fiche ou par Mise à jour : une racine, généralement composé de chiffres une terminaison, dont la longueur varie en fonction des paramètres comptables de la fiche Société La longueur du compte se modifie uniquement à partir de la fiche Société.
Libellé écriture Le libellé écriture est également décomposé en deux zones, modifiable manuellement dans la fiche ou par Mise à jour : une racine une terminaison |
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Menu Paramètres - Rubriques de paie, onglet Particularités
A chaque rubrique sont associés un compte et un libellé. Toutes les rubriques ayant le même compte et le même libellé seront regroupées sur une ligne d’écriture. sPAIEctacle crée une ligne d’écriture différente par compte/libellé différents.
Compte Libellé écriture Détailler par salarié Utilisation de compte tiers |
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Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Types retenue
On associe un compte débit et un compte crédit avec un libellé à chaque Type retenue. Lors de la création d’un compte, sPAIEctacle propose automatiquement un libellé. Celui-ci est modifiable.
La modification du compte ou du libellé débit dans le Type retenue se répercute sur les retenues de ce Type retenue. La modification du compte ou du libellé crédit dans le Type retenue est par contre sans conséquence sur le paramétrage comptable des fiches caisses existantes.
L'option Cotisations patronales non incluses dans les écritures comptables est à cocher pour les structures relevant de la comptabilité publique. |
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Par défaut, la fiche caisse est sans compte comptable. Toutefois il est possible de personnaliser les comptes crédit en fonction des caisses physiques (par exemple pour les fichier multi-sociétés, on pourra avoir un compte différent pour chaque Urssaf : 431075 Urssaf de Paris à payer). Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Caisses
On associe un compte crédit avec un libellé à chaque caisse. Lors de la création d’un compte, sPAIEctacle propose automatiquement un libellé. Celui-ci est modifiable. |
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Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Retenues
A chaque retenue sont associés un Compte Débit et un Libellé écriture. Ces informations, visibles dans l’onglet Particularités, reprennent celles indiquées dans le Type retenue. Au besoin, on peut modifier le compte débit et/ou le libellé directement dans les retenues. Celles-ci seront alors différenciées à l’édition des écritures comptables. Par exemple, les retenues Urssaf utilisent toutes le compte n° 645100 avec le libellé suivant : Cotis. Urssaf. Dans l'exemple ci-contre, la retenue "Contribution Solidarité", qui est une retenue Urssaf, pourrait être paramétrée différemment et utiliser ces données spécifiques : compte n° 645102 avec le libellé "Contribution solidarité". |
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Menu Paramètres - Professions
Dans les professions, on a la possibilité d’indiquer un numéro de compte et un libellé. Cette option de présentation des écritures est surtout utile pour les sociétés réalisant des longs métrages, puisque obligation leur est faite d’adopter un plan comptable spécifique. Dans la zone Comptabilité de la fiche Profession, indiquer le numéro de compte (brut) de la profession et son libellé. Il n'est pas nécessaire de les paramétrer si l'on ne souhaite pas ventiler les bruts par profession.
Au moment de réaliser les écritures, dans la page Options des Ecritures comptables, cocher l’option Détail par profession des rubriques de paie soumises à cotisations pour obtenir ce détail. sPAIEctacle regroupera en fonction de ces critères toutes les rubriques de paies soumises à cotisations des paies ayant la même profession.
Cette option inhibe la comptabilité des rubriques de paie. |
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Menu Paramètres - Analytiques
Le compte utilisé pour les écritures comptables est celui désigné dans la zone Compte analytique. La modification d’un compte analytique se répercutera sur les paies concernées.
Pour que les analytiques soient pris en compte dans les écritures comptables, il faudra cocher la case Comptabilité analytique sur l’onglet Compta de la fiche Société. |
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Menu Paramètres > Professions ou Paramètres > Analytiques Cliquer sur l'icône
La colonne Compta permet de définir pour chaque Type profession ou Type analytique, un suffixe comptable. Ce suffixe sera affecté à tous les comptes de classe 6 si l'option Suffixe comptabilité est cochée sur la fiche Société.
Par exemple, en cochant l'option Suffixe comptabilité selon Type profession en position 4, les comptes de charges tels que le 641100, deviendront 641ART pour le personnel artistique, si le suffixe comptable du type profession est ART. |
Si des sociétés du fichier de donnée ont un plan comptable spécifique, il est possible de préciser les différences par rapport au plan comptable général dans un fichier d'options.
Ce fichier doit être au format texte tabulé. Il est nommé "ConversionSoc.txt" et doit être placé dans un dossier "Options", au même emplacement que le fichier de données.
Le fichier doit avoir la forme suivante :
CodeSociété [tabulation] CompteComptableASubstituer [tabulation] CompteComptableSpécifique [tabulation] LibelléSpécifique
Paramétrage comptable du fichier de données :
toutes les rubriques de rémunération mensuelle ont le compte comptable 641000 Brut
toutes les rubriques de défraiements non soumis ont le compte comptable 641600 Défraiements
le type retenue Urssaf a les comptes comptables 645100 Cotis. Urssaf / 431000 Urssaf à payer
Spécificités de la société SOC1 :
toutes les rubriques de rémunération mensuelle ont le compte comptable 641888 Rémunération
toutes les rubriques de défraiements non soumis ont le compte comptable 641600 Défraiements Non Soumis
le type retenue Urssaf a les comptes comptables 645188 Cotis. Urssaf et Chômage / 431888 Urssaf à payer
Spécificités de la société SOC2 :
toutes les rubriques de rémunération mensuelle ont le compte comptable 641999 Rémunération
toutes les rubriques de défrisements non soumis ont le compte comptable 641699 Défraiements
Le fichier ConversionSoc.txt aura la forme suivante :
SOC1 641000 641888 Rémunération
SOC1 641600 641600 Défraiements Non Soumis
SOC1 645100 645188 Cotis. Urssaf et Chômage
SOC1 431000 431888
SOC2 641000 641999 Rémunération
SOC2 646000 641699
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Il n'existe pas de liste des comptes comptables à proprement parler. La liste n'est visible que par la palette. Si des comptes créés sont à supprimer, il convient de lancer une reconstruction du plan comptable, après les avoir supprimés des fiches dans lesquelles ils étaient paramétrés. Lorsque l’on valide cette option, on nettoie et reconstruit la liste des comptes en ne conservant que les comptes utilisés dans les différentes zones de paramétrage du logiciel.
La reconstruction est automatiquement faite au compactage du fichier ou à la restauration d'un fichier de sauvegarde. Voir à ce sujet la fiche Restauration. |
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Menu Fichier - Maintenance Sélectionner Reconstruction du plan comptable. Valider en cliquant sur OK. |
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Activer le menu Etats - Ecritures comptables ou
Cliquer sur l'icône Ecritures comptables dans la barre de menu principal. |
Exercice
Sélectionner l’exercice de paie souhaité dans la liste déroulante
Date de règlement / Date de fin
Il s’agit d’une liste déroulante qui permet de choisir si l’on veut éditer les écritures comptables en fonction du critère de Date de règlement des paies ou du critère de Fin de la période de paie.
Dates
On peut saisir les dates de la période souhaitée, ou sélectionner la période dans la liste déroulante située à droite. Cette liste propose les périodicités les plus courantes. Elle offre également l’avantage de la sécurité : elle permet d’éviter les erreurs de saisie des dates.
Rupture par mois
Cette option permet, lorsque l’on édite les écritures de plusieurs mois de les demander une seule fois. Le logiciel découpera la demande en autant de journaux que de mois sur la période demandée.
Un menu déroulant permet d'opter, soit pour les analytiques, soit pour les types analytiques, comme critère de sélection des paies.
Il est possible de cocher tous les analytiques (ou types analytiques) pour prendre en compte l'ensemble des paies.
Il est aussi possible de ne cocher qu'une sélection d'analytiques (ou types analytiques). Seules les paies correspondantes seront alors prises en compte.
L'option Rupture par analytique permet de générer une rupture selon ce critère.
Si le menu déroulant est positionner sur Types analytiques, il est possible d'opter pour une Rupture par type analytique ou une Rupture par analytique.
Un clic sur la coche 
située juste au-dessus du tableau permet de tout sélectionner ou dé-sélectionner.
Par défaut, les analytiques proposés sont tous cochés. Le logiciel n’affiche que les analytiques utilisés sur l’exercice.
Par défaut, sPAIEctacle édite les écritures en ventilant par mois, au Dernier jour du mois les écritures. En cochant l’option Date fixe, on édite toutes les écritures à la même date, sans séparation mensuelle.
Cette option prend le pas sur tous les autres libellés des écritures. Cocher la case et entrer le libellé associé dans la zone de saisie si l’on désire que cette option soit appliquée.
Le libellé saisi est conservé en mémoire pour les éditions d’écritures suivantes.
Visualisation des écritures comptables
Lorsque l'on valide par OK, cette option affiche les écritures à l’écran, dans une fenêtre de pré-visualisation. Cette étape, facultative, peut être utilisée comme étape intermédiaire pour valider le résultat à l’écran avant d’exporter et / ou d’imprimer les écritures.
Export
Déclenche l’export des écritures (option modifiable dans le dialogue de visualisation si celui-ci est aussi coché). Le fichier d'export est enregistré dans le dossier Export si vous êtes en enregistrement automatique (voir à ce sujet la fiche Préférences - Exports).
Edition papier
Déclenche l’édition papier des écritures (option modifiable dans le dialogue de visualisation si celui-ci est aussi coché).
Listes liées et choisir Types profession ou Types analytique.