Les Attestations Employeur Mensuelles (AEM) sont obligatoires pour toutes les paies d'intermittents réalisées depuis le 1er septembre 2004. La norme actuelle est l'AEM "v4".
Un exemplaire doit obligatoirement être imprimé et remis au salarié. Un exemplaire "employeur" doit être transmis à Pôle Emploi (impression papier ou export de fichier).
Agrément AEM
Demande d'agrément
Chaque structure* établissant les paies souhaitant informatiser les AEM doit se faire agréer auprès de Pôle Emploi Services.
* C’est la structure réalisant l’AEM qui doit être agréée : l’employeur, ou le prestataire traitant les paies (expert comptable ou centre de traitement de paie...)
Cette procédure est impérative et préalable à la réalisation d'AEM.
Une simple demande écrite suffit à obtenir l'agrément AEM.
Pour plus d'information voir à ce sujet le site dédié de Pôle Emploi.
Il existe deux types d'agréments selon le mode d'envoi des AEM employeur à Pôle Emploi (dans tous les cas une AEM doit être éditée et remise au salarié) :
L'agrément AEM papier pour envoyer les AEM employeur sous format papier. Le numéro d'agrément donné par Pôle Emploi commence alors par la lettre "B" ou "X".
L'agrément AEM EDI (Échange de Données Informatiques) permet de transmettre les AEM employeur sous forme de fichier informatique. Le numéro d'agrément donné par Pôle Emploi commence alors par la lettre "E" ou "Y".
Lorsque la structure qui réalise les paies gère plusieurs structures (cas des fichiers multi-sociétés), il convient de demander un numéro d'agrément pour chacune des structures.
Paramétrage des AEM
Voir à ce sujet la fiche Société - Onglet Divers.
Les différentes zones d’une AEM
Nous allons détailler ici les différentes zones de l'Attestation Assedic Intermittent - AEM et la provenance des informations qui la constituent.
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Titre de l'AEM
Il y a deux exemplaires de l'AEM, l'un destiné au salarié intermittent, l'autre à l'employeur (si l'employeur a opté pour un agrément papier). Ils se distinguent simplement par la mention de leur destinataire en haut de la page.
Le salarié recevra son AEM, qu'il conservera afin de la produire à Pôle Emploi en cas de besoin.
Si l'employeur a opté pour la déclaration EDI, il n'y a pas d'exemplaire employeur papier.
Version de l'AEM
GHS a un agrément sPAIEctacle pour les AEM "v4".
Mois de l'AEM
C'est la date de règlement de la paie qui définit à quelle période est rattachée une AEM.
L'AEM doit être éditée au cours du mois (mois de référence de l'AEM) où la rémunération est versée pour chaque contrat de travail, même si celui-ci n'est pas terminé à la fin du mois.
Nature de l'AEM
Il existe quatre types d'AEM :
- AEM initiale : il s'agit de la première AEM d'un contrat.
- AEM complémentaire : il s'agit de la deuxième ou énième AEM d'un contrat courant sur plus d'un mois civil.
- AEM rectificatives positive ou négative : il s'agit d'une AEM éditée après la dernière AEM relative à un même contrat de travail en vue de régulariser une paie. L'AEM rectificative ne peut modifier que les données suivantes : montant de la rémunération, nombre de jours (ou heures, ou cachets) déclarés.
Pour plus d'informations voir le paragraphe Paies rectificatives et AEM rectificatives.
Numéro de l'AEM
Ce numéro est composé du numéro d’agrément de l'émetteur de l’attestation, et d’un numéro d’ordre d'édition. (Les exemplaires salarié et employeur portent le même numéro).
- N° agrément émetteur = 4 caractères (chiffres ou lettres)
- N° attestation = n° agrément + n° d'ordre (6 chiffres) + clé de contrôle (2 chiffres)
- Exemple de numéro d'AEM : B999000223 36
Les attestations complémentaires et rectificatives portent 2 numéros : leur numéro propre et le numéro de la première AEM (initiale) relative à ce contrat de travail en particulier.
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Informations employeur - informations renseignées dans les différents onglets de la fiche Société
coordonnées de la structure, SIRET, Code APE, e-mail contact : onglet principal
(l'e-mail est celui de l'émetteur, il provient de la fiche Société ou des Préférences)
numéros d'affiliation au affectés au Chômage intermittent (8000 suivi de 7 chiffres) et aux Congés Spectacles : onglet Caisses
licence, label et numéros rattachés : onglet Divers.
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Informations salarié : informations renseignées dans les différents onglets de la fiche Salarié
état civil et coordonnées : onglet principal
lien de parenté avec le chef d'entreprise : onglet Contrat.
si le salarié est domicilié à l'étranger, le code postal doit être 99 999 : ce code est renseigné automatiquement par sPAIEctacle si le pays de résidence renseigné dans la fiche salarié est différent de France, F ou vide.
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Prestation de travail
Emploi occupé : profession de la fiche de paie
Statut professionnel : cadre, non cadre, artiste, technicien, ouvrier
Informations provenant de la fiche Profession utilisée dans la paie :
- la catégorie professionnelle enclenche la coche cadre, non cadre
- la notion technicien/ouvrier artiste ou réalisateur, provient de l'information saisie sur la ligne Type d'emploi
Régime retraite : le régime retraite est IRPS (valeur "en dure")
Date de début et de fin de contrat
- la date d'embauche est la plus petite date de début des paies du contrat.
- la date de fin de contrat est la plus grande date de fin des paies du contrat.
La date de fin n'apparaît que si le contrat est terminé. Dans le cas contraire, "Contrat en cours" est coché.
Motif de cessation de fin de contrat : sPAIEctacle gère les 3 cas - par défaut l'AEM est éditée avec le motif Fin de CDD, pour les autres cas, le motif doit être renseigné sur la fiche Contrat.
Numéro d'objet : élément renseigné dans la fiche Paie
Nombre d'heures, de cachets et de jours travaillés
cas des ouvriers/techniciens
le nombre d'heures effectuées est la valeur apparaissant sur le premier onglet de la paie, dans la case Heures.
cas des artistes
il est possible de cumuler les heures et cachets sur la même AEM. Vous rencontrez ce cas en émettant des contrats prévoyant la rémunération des répétitions en heures et le versement de cachets pour les représentations. Ce cumul sur l'AEM est valable uniquement pour les salariés de la Catégorie professionnelle "artiste", à l’exclusion des réalisateurs.
cas des réalisateurs
le cumul des heures et des cachets n'est pas possible.
dans tous les cas
le nombre de jours travaillés est le nombre de jours appararaissant sur le premier onglet de la paie, dans la case Jours (arrondi à l'entier supérieur).
Rémunérations versées
Salaire brut avant déduction pour frais professionnels : montant du salaire brut total soumis à cotisation apparaissant sur la fiche de paie.
Salaire brut après déduction pour frais professionnels : montant du salaire brut abattu (base de cotisation du chômage), identique au brut avant déduction s'il n'y a pas d'abattement pour frais professionnels.
Taux : fait apparaître le cumul des taux patronaux et salariaux de la caisse de chômage intermittent de la paie.
Contributions dues : calcul du salaire abattu multiplié par le taux, arrondi à l'euro le plus proche.
Autres rémunérations : en fonctions de la spécificité choisie dans les rubriques de paie des sommes peuvent être reportées dans cette zone (voir la fiche Rubriques de paie - onglet Particularités).
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Authentification
Informations signataires provenant de l'onglet principal de la fiche Société.
La date de signature est la date de règlement de la paie.
L'AEM n'est valable qu'après signature de l'employeur ou de son représentant.
Une signature scannée peut automatiquement être ajoutée à l'édition de l'exemplaire salarié pour les sociétés qui dispose d'un n° d'agrément AEM EDI. Voir à ce sujet la fiche Signature scannée.
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Fonctionnement des AEM
Principe général
L'AEM doit être éditée au cours du mois (mois de référence de l'AEM) où la rémunération est versée pour chaque contrat de travail, même si celui-ci n'est pas terminé à la fin du mois.
Dans sPAIEctacle, on éditera donc une AEM par contrat et par mois.
S'il y a plusieurs contrats dans le mois
Si un salarié a plusieurs contrats de travail dans le mois, il faut réaliser autant d’AEM que de contrats dans le mois. Il faut alors réaliser au moins autant de paies que de contrats.
Ainsi, un salarié qui serait engagé trois fois dans le mois sur trois contrats différents, devra avoir 3 contrats et 3 paies pour avoir 3 AEM.
Exemple :
- Contrat du 5 au 10 juillet (réglé en juillet) : remise d'une première AEM initiale (du mois de juillet) avec le salaire.
- Contrat pour le 15 juillet (réglé en juillet) : remise d'une deuxième AEM initiale (du mois de juillet) avec le salaire.
- Contrat du 25 au 26 juillet (réglé en août) : remise d'une troisième AEM initiale (du mois d'août) avec le salaire.
Si le contrat court sur plusieurs mois
Dans le cas d'un contrat de plusieurs mois, il est bien entendu normal de continuer à réaliser une paie par mois. On réalisera alors une AEM à chaque mois de règlement de salaire, même si le contrat n'est pas terminé (pour rappel, chaque AEM regroupe toutes les paies d'un même contrat, d'un même mois de règlement).
AEM initiale / AEM complémentaire
La première AEM d'un contrat est l'AEM initiale, les suivantes sont des complémentaires.
Le numéro de l'attestation initiale doit être indiqué sur toutes les AEM complémentaires se rapportant à ce contrat.
Les attestations complémentaires portent donc 2 numéros : leur numéro propre et le numéro de la première AEM (initiale) relative à ce contrat de travail en particulier.
Indication de la période d'emploi (du contrat) sur l'AEM
L’AEM mentionne alors la date de début du contrat, mais pas la date de fin. Une case "contrat en cours" est prévue pour indiquer cette situation. La date de fin de contrat ne sera mentionnée que sur la dernière AEM du contrat.
Exemple
Un contrat court du 1er septembre au 25 novembre (on réalise une paie par mois) :
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AEM de septembre
c'est l'AEM initiale (il est coché "X" en face de la zone AEM initiale). Elle mentionne la date de début du contrat (01/09), mais pas la date de fin (la zone Contrat en cours est cochée).
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AEM d'octobre
c'est une AEM complémentaire de celle de septembre. Elle mentionne donc la date de début du contrat (01/09), mais pas la date de fin (le contrat est toujours en cours). Elle porte le numéro de l’AEM initiale et son numéro propre.
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AEM de novembre
c'est aussi une AEM complémentaire de celle de septembre. Elle mentionne toujours la date de début, mais aussi la date de fin, car le contrat s'achève en novembre (25/11). Elle porte le numéro de l’AEM initiale et son numéro propre.
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Edition des AEM
Edition
On peut éditer les AEM à partir de la liste des paies.
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Menu Paies - Liste des paies
Sélectionner les paies pour lesquelles on veut éditer les AEM
Cliquer sur l'icône Imprimer et sélectionner Attestation Assedic Intermittent - AEM dans la liste des éditions de paie
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Un dialogue s'affiche, permettant de choisir s'il s'agit des exemplaires salarié, employeur (impression pour les agréments papier / export de fichier pour les agrément EDI) ou les deux :
Cocher les options souhaitées
On peut éditer l'AEM Salarié et Employeur simultanément, ou l'AEM Salarié seule. Par contre, l'édition de l'AEM Employeur seule n'est possible que si l'AEM Salarié correspondante a déjà été éditée.
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A l'édition des AEM, sPAIEctacle vérifie le numéro d'affiliation à la caisse de chômage intermittent. Si le numéro est incorrect, l'AEM ne pourra être éditée et le logiciel affichera un message d'alerte invitant à corriger le numéro d'affiliation (menu Paramètres - Société, onglet Caisses). Ce numéro doit être composé de 11 chiffres, saisis sans espaces, et dont les 4 premiers sont "8000".
Affichage des AEM éditées dans la liste des paies
Les exemplaires salarié et employeur étant différents (au niveau de l'en-tête), sPAIEctacle affiche le modèle imprimé dans la colonne Editions - titre de colonne "Ass".
S = seul l'exemplaire salarié a été édité
X = les deux exemplaires ont été édités (cas d'un agrément papier) ou l'exemplaire salarié a été effectué et le fichier AEM employeur a été exporté (cas d'un agrément EDI).
Ordre d'impression des AEM à partir d'une liste à l'écran
Comme la plupart des impressions dans sPAIEctacle, les AEM sont imprimées dans un ordre précis, qui respecte l'affichage écran, du haut vers le bas.
Néanmoins, si, pour une AEM complémentaire, l'AEM initiale n'a pas été imprimée, sPAIEctacle imprimera d'abord l'AEM initiale (si la paie se trouve dans la sélection de paies) puis imprimera les complémentaires ensuite.
Pour modifier l'ordre d'impression des AEM, il suffit de modifier l'ordre des paies à l'écran en cliquant sur l'en-tête N°.
Réédition d'une AEM
Les numéros d'AEM sont uniques. Ils sont enregistrés dans chaque paie à la première édition de l'AEM leur correspondant.
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Vous pouvez visualiser le numéro d'AEM dans l'onglet Périodes de la paie, mais cette zone n'est pas modifiable.
En cas de réédition d'une AEM, que la paie ait été modifiée ou non, le numéro original d'AEM est conservé.
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Le numéro de l'AEM initiale est également reporté dans la fiche Contrat - onglet Suivi Contrat.
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Paies rectificatives et AEM rectificatives
Lorsqu’une AEM est erronée pour ce qui concerne le montant de la rémunération, ou le nombre de jours (ou heures, ou cachets) rémunérés, le cahier des charges de Pôle Emploi indique la nécessité de fournir une AEM spécifique dite rectificative.
Dans sPAIEctacle, l’AEM est le produit direct d’une paie. La production d’une AEM rectificative va donc passer par deux étapes initiales : l’annulation d’une paie, et la saisie d’une paie rectificative.
Annulation de paie et création d’une paie rectificative
Une AEM rectificative concerne exclusivement la modification des éléments suivants :
rémunération
nombre de jours travaillés, heures et / ou cachets
Voir à ce sujet la fiche Annulation de paies, paies rectificatives.
Production d’AEM rectificatives
Menu Paies - Liste des Paies
Dans la liste de paies, sélectionner la paie rectificative et cliquer sur l’imprimante pour éditer l’AEM, selon la procédure habituelle.
Principes généraux sur l’AEM rectificative
La période de l'AEM rectificative est déterminée par la date de règlement de la paie rectificative.
Le numéro de l’AEM de départ ("initiale") est reporté en référence sur l'AEM rectificative.
Une AEM rectificative peut être soit positive, soit négative (exemples : rémunération de 3 jours au lieu de 2 = rectification positive / rémunération de 300 € au lieu de 400 € = rectification négative).
Une AEM rectificative, positive ou négative, concerne des situations précises délimitées par un cahier des charges Unedic. Toute situation qui sort de ce cadre doit être étudiée au cas par cas avec la caisse Pôle Emploi.
Il n'existe pas d'AEM "annulante". Aucune AEM ne s'imprimera à partir d'une paie annulée.