Annulation et paies rectificatives
Prise en compte des paies annulantes et rectificatives dans divers documents
L’annulation est la négation d’une paie faite antérieurement et pour laquelle on a déjà fait les déclarations mensuelles ou trimestrielles. L’annulation d’une paie réalise une paie supplémentaire qui annule la première : la paie annulante. Elle est prise en compte dans les cumuls du salarié et dans les Etats récapitulatifs de cotisations.
L'annulation de paie ne peut être faite que pour une paie d'un même exercice.
La paie rectificative est la paie qui vient corriger et remplacer la paie erronée (annulée). C’est donc une troisième paie. On peut schématiser chronologiquement le processus d’annulation de la façon suivante :
1 = paie annulée, c’est la paie erronée initiale
2 = paie annulante, c’est la paie négative qui vient compenser comptablement la première à une date postérieure
3 = paie rectificative, refaite de façon juste à une date postérieure à la paie 1
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Dans la Liste des paies, les paies annulées, annulantes et rectificatives sont affectées d'une couleur (rouge pour les annulées/annulantes et violet pour les rectificatives) ainsi que d'une spécificité qui leur est propre et qui permet de les identifier : Ann. ou Rect. |
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Cette spécificité est visible lorsque la paie est ouverte en consultation, à coté du nom du salarié. |
Une annulation de paie est possible lorsque, par exemple la paie a été réalisée et que des déclarations sociales ont eu lieu ou que des attestations remises au salarié ont été délivrées aux organismes sociaux. Il est aussi nécessaire d’annuler une paie lorsque que le salaire a été versé alors qu’il n’aurait pas dû l’être...
Attention, vous ne pouvez pas :
Modifier la paie négative
Modifier la paie annulée
Supprimer la paie annulée (il faut au préalable supprimer la paie annulante)
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Menu Paies - Liste des paies Sélectionner la ou les paies à annuler dans la liste des paies Cliquer sur le bouton Mise à jour des fiches sélectionnées et sélectionner Annulation de paie - Paie rectificative... |
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Un dialogue d’annulation apparaît Annulation de paie Saisie d'une paie rectificative après annulation Paie rectificative (une seule paie annulée ou annulante sélectionnée) Si la paie annulante a déjà été créée, on peut créer la paie rectificative liée en sélectionnant soit la paie annulante, soit la paie annulée.
Valider en cliquant sur le bouton OK. |
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Un dialogue de confirmation de la date de règlement de la paie annulante apparaît Valider la création de la paie annulante en cliquant sur OK (ou cliquer sur Annuler pour abandonner l’opération d’annulation). La paie annulante est créée et s'ajoute à la Liste des paies. Afin de les repérer plus facilement, les deux paies (annulante et annulée) apparaissent en rouge. |
La paie annulante est une paie particulière, mais c’est une paie à part entière : elle est donc prise en compte avec ses valeurs propres (négatives) dans les récapitulatifs de cotisations et écritures comptables.
La paie annulante "appartient" à la période à laquelle elle est réglée. Il n’y a ainsi rien de particulier à effectuer pour la prendre en compte dans les récapitulatifs : il suffit de réaliser les récapitulatifs de la période de règlement de la paie annulée.
A noter : pour la caisse des Congés Spectacles, dont les cotisations sont dues à la date de fin de période, il est nécessaire d’effectuer manuellement une déclaration d’annulation spécifique. Rapprochez-vous de la caisse pour plus d’informations.
Le logiciel va tout d’abord créer une paie annulante (voir le paragraphe Annulation de paie), puis ouvrir un écran Ajout de paie rectificative : on pourra alors saisir directement la paie rectificative pour le salarié concerné. La paie rectificative se crée comme un ajout de paie normal, c’est à dire en reprenant toutes les mentions indiquées dans la fiche Contrat. Par défaut, cet ajout de paie reprend les dates et l'option Fin de contrat de la paie annulée.
Pour réaliser une paie rectificative, il faut qu'une seule paie soit sélectionnée au préalable.
Pour illustrer l'utilisation de paie rectificative suite à annulation de paie, nous allons prendre un exemple :
Alexandre Simon a un contrat pour la date du 1er mars pour un cachet de 250 euros.
La paie a été faite, l’AEM remise au salarié et l’exemplaire employeur transmis à la caisse le 10 avril avec le règlement des cotisations, avant qu’on se rende compte d’une erreur de saisie sur le montant brut de la paie : 200 au lieu de 250 euros. Il faut donc produire une AEM rectificative. Pour cela, on va réaliser une paie rectificative liée.
Pour plus d'informations, sur les AEM rectificatives, voir la fiche Attestation Assedic intermittent - Paies rectificatives et AEM rectificatives.
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Menu Paies - Liste des paies Sélectionner la paie à rectifier dans la liste des paies Cliquer sur le bouton Mise à jour et sélectionner Annulation de paie - Paie rectificative... |
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Un dialogue d’annulation apparaît. Par défaut, sPAIEctacle propose la date du jour comme date de règlement des paies annulantes et rectificatives. Cett date peut être changé manuellement. Cocher Saisie d'une paie rectificative après annulation. Valider en cliquant sur le bouton OK. |
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Un dialogue de confirmation de la date de règlement de la paie annulante apparaît Valider la création de la paie annulante en cliquant sur OK (ou cliquer sur Annuler pour abandonner l’opération d’annulation). |
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L'écran d'ajout de paie rectificative apparaît. Il est pré-rempli avec les mentions suivantes : les informations provenant de la fiche Contrat (catégorie salariale, profession, rubriques de paie saisies éventuellement, ...) la période de paie telle qu’elle figurait dans la paie annulée la date de règlement (non modifiable) le contrat est signalé Contrat terminé s'il l’était dans la paie annulée.
Saisir la paie telle qu'elle aurait due l'être. Valider avec OK.
Cliquer sur Paie rectificative, puis Afficher les paies liées... pour visualiser la paie annulée. |
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Dans la liste des paies à l’écran, la paie annulée et la paie annulante sont en rouge (notées Ann. dans la colonne Spécificité). La paie rectificative est en violet (notée Rect. dans la colonne Spécificité). |
Récapitulatifs de cotisations : les paies annulées, annulantes et rectificatives sont toutes prises en compte sauf si elles sont sur la même période, elles sont alors filtrées.
Attestations Assedic des permanents : les paies annulées et annulantes ne sont pas prises en compte. Seules les paies rectificatives apparaissent sur ces attestations.
