Données obligatoire, données identifiantes et données par défaut

Données obligatoires

En import de paies, le logiciel va combiner les informations importées du fichier extérieur et les informations de la fiche salarié, voire de la fiche contrat.

Pour qu’un fichier puisse être importé dans sPAIEctacle, il faut que certaines informations indispensables soient présentes dans le fichier d’import.

Informations obligatoires pour importer des paies

Code société (en version Multi-sociétés uniquement - si le champ est manquant,  le logiciel affiche un dialogue qui permet de choisir l'exercice)

Exercice (si le champ est manquant,  le logiciel affiche un dialogue qui permet d’indiquer la société)

Matricule (identifie le salarié concerné)

Date début (date de début de la paie)

Informations obligatoires pour importer des données de paie (import de paies sans référence à une fiche contrat en cours par exemple)

Code rubrique (chaque ligne des données de paie est identifiée par le Code rubrique - dans le fichier d'import, il convient d'avoir une ligne par ligne de donnée de paie)

Voir aussi le paragraphe Champs multivalués.

Données identifiantes

Les champs identifiants le contrat sont :

Matricule

Date début

A l'import, si une fiche existe déjà avec ces informations, elle sera mise à jour, dans le cas contraire, elle sera créée.

Voir aussi le paragraphe Utilisation de la fonction Import pour mettre à jour des paies déjà saisies.

Données par défaut

Certains champs, s'il ne sont pas renseignés dans le fichier d'import (ou dans la fiche contrat si elle existe) vont être renseignés par défaut :

Pré-paie ("non" par défaut - "oui" si certains éléments nécessaires au calcul de la paie sont manquant)

Catégorie salariale ("Cas général" par défaut)

+ 65 ans, Retraité, Fiscalement étranger (valeur de la fiche salarié par défaut)

Type de contrat ("Intermittent" par défaut)

Calcul du plafond ("Selon rubriques" si le contrat est de type "Intermittent", "Selon période" sinon)

Convention collective (convention collective par défaut indiquée sur la fiche Société - onglet principal)

Numéro d'objet (n° d'objet de l'analytique éventuellement importé, à défaut n° d'objet indiqué sur la fiche Société - onglet Divers, à défaut le champs reste vide)

Mode règlement (valeur de la fiche salarié par défaut)

Rattachement à une fiche contrat

Valeurs autorisées

Le champs Contrat peut prendre différentes valeurs :

[nouveau]
La paie sera affectée à un nouveau contrat vierge.

[encours]
La paie sera affectée à la fiche contrat en cours aux dates de la paie. Si plusieurs contrat sont en cours à ces dates ou au contrat si aucun contrat n'est en cours à ces dates, un message d'erreur le signale et la paie n'est pas importée.

[automatique]
Si plusieurs contrat sont en cours à ces dates, un message d'erreur le signale et la paie n'est pas importée.
Sinon, si un et un seul contrat en cours existe pour ces dates, la paie lui est affectée.
Sinon la paie est affectée à un nouveau contrat vierge.

Code contrat
On peut affecter la paie à un contrat en particulier. Si le code contrat n'existe pas, un message d'erreur le signale et la paie n'est pas importée.

Données reprises par défaut de la fiche contrat dans les paies importées

Si la paie importée est rattachée à une fiche contrat, certaines informations, à défaut d'être renseignées différemment dans le fichier d'import, seront importées de la fiche contrat. C'est le cas des champs suivants :

Catégorie salariale

Mutuelle

Code profession

Temps partiel

Convention collective

Coefficient

Code rubrique, Libellé rubrique, Quantité rubrique, Base rubrique

Compte analytique, Compte analytique multiple, Répartition analytique multiple, Total ana. mult. par autre base

Numéro d'objet

Champs multivalués

Les champs multivalués sont indiqués dans le fichier d'import sur autant de ligne qu'il y a de valeurs. Chacune de ses lignes doit reprendre les identifiants de la fiche paie, à savoir le Matricule et la Date début.

Rubriques de paie (quantité, code, libellé, base)

C'est le Code rubrique qui est l'identifiant d'une ligne de données de paie. C'est la seule information obligatoire pour l'import de données de paies (la Quantité, le Libellé et la Base sont eux optionnels).

Par exemple, le fichier d'import d'une paie avec 2 cachets isolés de 250 euros et 1 défraiement pour frais kilométriques de 32,50 euros, pourra avoir la forme suivante :

Jours travaillés

Les jours travaillés sont indiqués sur l'onglet Période de la fiche paie. A l'import, ces données doivent être indiquées sur autant de lignes distinctes qu'il y a de périodes travaillées.

Par exemple le fichier d'import d'une paie avec 2 périodes travaillées, le 1er octobre et du 6 au 8 octobre inclus, pourra avoir la forme suivante :

Analytiques multiples

Les analytiques multiples sont également importables. A l'import, il convient d'indiquer les éléments suivants :

Clé de répartition
Le champs "Compte analytique" peut ainsi contenir les valeurs [multiples par pourcentage], [multiples par salaire], [multiples par rubrique de paies], [multiples par heures], [multiples par jours], [multiples par une autre base] ou [multiples par base cumulée].

Comptes analytiques et répartition
Pour chaque ligne d'analytique il convient d'indiquer le "Compte analytique multiple" et la "Répartition analytique multiple" (valeur numérique exprimée en fonction des clé de répartition en unité, montant, pourcentage, etc..).

Montant à imputer (uniquement dans le cas d'une répartition [multiples par une autre base])
On indique par le champs "Total ana. mult. par autre base" le montant total de la zone A imputer.

Par exemple le fichier d'import d'une paie de 5 jours, dont 3 correspondent au compte analytique 910456, un au compte 910741 et un au compte 910123, pourra avoir la forme suivante :

Voir la fiche Paie - Onglet Analytiques pour plus d'informations sur les analytiques multiples.

Champs personnalisables

Il n'est possible d'importer qu'une valeur par champ personnalisable. Par exemple, le fichier ci-dessous ne pourra pas être importer :

On ne peut importer qu'une seul fois le champ personnalisable "Lieu", il convient donc de supprimer la colonne E ou de créer par exemple un second champ "Lieu répétitions".

Lors de la création d'un champ personnalisable il est possible de cocher l'option Donnée unique. Il ne sera alors possible d'affecter qu'une seule fois le champ à chaque fiche, cela peut éviter les erreurs en cas d''imports/exports récurrents. Voir aussi à ce sujet la fiche Données perso.

Import de paie définie sur le net ou le coût employeur

Les Net à payer et Coût employeur sont importables (import de paies ou de contrats).

Le principe est le même qu'en ajout de paie sur contrat défini à l'envers : sPAIEctacle importe l'ensemble des données puis "ouvre le cadenas" situé à côté du Net à payer ou du Coût employeur, afin de calculer le montant brut de la première ligne de paie.

A l'import de paies sur des contrats existants, c'est la valeur définie dans le fichier d'import qui est retenue.
Si plusieurs informations du fichier d'import sont contradictoires, c'est la dernière colonne importée qui est retenue.

Utilisation de la fonction Import pour mettre à jour des contrats déjà saisis

On peut utiliser l’import de paies pour mettre à jour des informations dans des fiches paies déjà saisies (mise à jour de toutes les informations sauf identifiantes).

Dans ce cas, il faut que le fichier importé contienne les informations permettant d’identifier de façon certaine les contrats à modifier. Le logiciel se base pour cela sur les champs Matricule et Date début. Si une fiche paie déjà créée réunit pour ces champs les mêmes données que celles contenues dans le fichier d’import, alors le fichier d’import mettra à jour la fiche paie en question.

Par opposition à la mise à jour des rubriques de paie (cf. fiche Mise à jour des rubriques de paie), cette utilisation de l’import permet de modifier toutes les données de la fiche paie (autres que les identifiants nécessaires listés ci-dessus).