En fonction du paramétrage de la fiche Société, les différents états (ARRCO, AGIRC, Prévoyance, Santé) seront éventuellement regroupés.
Pour plus de précision sur le paramétrage des caisses sur la fiche société et la notion de rattachement, voir la fiche Société - onglet Caisses - option de déclaration.
La DUCS EDI permet de dématérialiser tous les bordereaux de cotisations. Vous allez pouvoir envoyer chaque mois ou trimestre en pièces jointes par e-mail vos déclarations pour les cotisations de retraite, de prévoyance et de santé.
Les modalités diffèrent selon que vous ayez la même caisse de recouvrement pour les cotisations de retraite (Arrco et Agirc) et/ou les cotisations de prévoyance et de santé. sPAIEctacle permet de gérer tous les cas de déclarations possibles : toutes les cotisations dans un même fichier, les cotisations de retraite d’un côté et celles de prévoyance de l’autre, les cotisations de retraite Arrco et prévoyance ensemble et celles de retraite Agirc de l’autre…, tous les cas sont traités.
La dématérialisation des déclarations de cotisations permet également la dématérialisation des règlements. Toutefois, il s’agit d’une option : vous pouvez choisir de déclarer vos cotisations par DUCS EDI et de conserver le choix de règlement par chèque ou virement bancaire. Cependant, le mode de règlement préconisé est le télérèglement. Totalement sécurisé, ce moyen de paiement, associé à la télédéclaration, permet de transmettre un ordre de débit en même temps que la déclaration. La date d’exécution du télérèglement correspond à la date d’échéance de la déclaration (pas avant) ce qui évite tout risque de retard ou de pénalité. La date d’échéance est le 15 du mois suivant le dernier mois de déclaration (ex : le 15/07 pour les déclarations du second trimestre).
Dans tous les cas, vous effectuerez autant de règlements que de fichiers DUCS.
Avant de pouvoir télédéclarer vos cotisations, vous devez demander un dossier d’adhésion à votre/vos caisses de retraite, comprenant une demande d’adhésion au télérèglement. Le dossier qui vous sera envoyé par votre caisse va être composé de différents éléments :
des documents à retourner complétés des données nécessaires à votre adhésion
des documents vous donnant des informations sur le paramétrage à effectuer pour que votre DUCS soit conforme aux attentes de la caisse.
La DUCS EDI n'est pas possible pour le type retenue Santé s'il est déclaré seul.
Le fichier répond au cahier des charges défini par AGIRC-ARCCO. Il comporte les éléments suivants :
zone 1 : informations sur l'employeur
zone 2 : informations sur l'émetteur
zone 3 : caisse destinataire
zone 4 : période déclarée
zone 5 : informations d'effectif
zone 6 : bases de cotisations, effectif, taux et montant de cotisations (pour chaque catégorie de salarié et spécificité de retenue)
zone 7 : informations sur le règlement (avec éventuellement l'ordre de télérèglement)
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sPAIEctacle permet d’éditer un document reprenant les principales informations mentionnées dans le fichier. Ce document n'a aucune autre vocation que celle de contrôle, il est à seul usage de l'utilisateur. Ce document indique également la référence de règlement à reporter le cas échéant au dos du chèque ou en libellé de l'ordre de virement. |
Il convient notamment de vérifier les coordonnées de la caisse dans la fiche caisse, et le paramétrage de la société : les coordonnées bancaires sur l'onglet principal, les options de déclarations sur l'onglet caisse.
Voir à ce sujet les fiches Paramétrage de la paie - Caisses et Données société
Pour effectuer votre déclaration de cotisations, vous devez envoyer un e-mail à l’adresse suivante : ducs@agirc-arrco.org
Dans cet e-mail, il convient de joindre le(s) fichier(s) généré(s) par sPAIEctacle, sans rien inscrire (ni texte accompagnant les pièces jointes, ni signature). Un seul mail suffit pour envoyer plusieurs fichiers. Le titre de l’e-mail est au libre choix de l’émetteur.
Le site de déclaration net-entreprises ne permet pas
d’effectuer de DUCS EDI. L’envoi par e-mail est la seule procédure possible.
Sur le même principe que la DADS-U, lorsqu’un fichier DUCS EDI est envoyé
et accepté, il n’est plus possible d’en envoyer un nouveau.
Le retour passe par la réception de trois e-mails :
un premier mail nommé "ARLDUCS" accuse la bonne réception par la caisse de vos fichiers
un second mail nommé "DUCSEDOK DUCS - Test de conformité" valide la conformité des données envoyées dans vos fichiers
un dernier mail nommé "CREDUCS Compte-rendu d’exploitation Complet" reprend les principales informations contenues dans vos fichiers (période de déclaration, émetteur de la déclaration, déclarant, montant déclaré)
Il est possible que le deuxième e-mail ne soit pas un compte-rendu de conformité mais un compte-rendu d’anomalie. Auquel cas, il convient de corriger les erreurs décrites, de générer de nouveaux fichiers DUCS EDI puis de renvoyer ces fichiers par e-mail.
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Pour les retenues de type ARRCO, AGIRC, Prévoyance et Santé, sPAIEctacle édite un bordereau générique permettant de saisir en ligne la déclaration ou de remplir le bordereau envoyé par la caisse (certaines caisses sont susceptibles d'accepter ce bordereau générique).
Pour "organiser" ce bordereau, sPAIEctacle s'appui comme pour l'édition de la DUCS EDI, sur la Spécificité des retenues. Il est donc important de bien vérifier le paramétrage des retenues Voir à ce sujet la fiche Fiche retenue.
Le document reprend la présentation et les éléments du bordereau envoyé par la plupart des caisses. Il comporte les éléments suivants : zone 1 : informations sur l'employeur zone 3 : caisse destinataire zone 4 : période déclarée zone 6 : cotisations zone 7 : montant à payer
Pour plus de détails, voir le paragraphe Détail des différentes zones et de leur provenance. |
Données provenant de la fiche Société.
Données provenant de l'onglet Émetteur des Préférences (menus Fichier - Préférences).
Informations provenant de la fiche Caisse affectée au type retenue (menus Paramètres - Société - onglet Caisses).
Il convient notamment de renseigner le Siret et les N° Institutions Retraite-Prévoyance.
Voir à ce sujet la fiche Caisses.
Période choisie dans la fenêtre Déclarations des cotisations.
Informations provenant des paies, regroupées par Spécificités retenue et Base, puis par catégories de salariés.
En cas de télérèglement, les coordonnées bancaires proviennent de l'onglet principal de la fiche Société.