Menu Paramètres - Sociétés

La liste des Sociétés fonctionne comme l'ensemble des listes de sPAIEctacle.

Il est notamment possible d'afficher des Listes prédéfinies de Sociétés, comme la liste des Sociétés de l'années ou la liste des Sociétés actives.

Un clic sur l'icône Mise à jour des fiches sélectionnées permet de modifier simultanément plusieurs fiches Sociétés.

Il est ainsi en particulier possible d'affecter une caisse, une périodicité et/ou une option de déclaration à un type retenue pour l'ensemble des fiches préalablement sélectionnées.

Certaines fiches sont spécifiquement affectées à une société.

C'est en particulier le cas de fiches Salariés.

Un salarié qui travaillerait pour deux sociétés gérées dans un même fichier, aura donc dans sPAIEctacle, une fiche par Société.

L'ensemble des fiches liées au Salarié est donc également affectée à la Société (Contrat, Paie, Evénement, Courrier).

Les Penses-bêtes, les fiches Analytiques et Numéro d'objet sont également affectées à une Société.

Les autres fiches sont par contre communes à toutes les Sociétés. C'est en particulier le cas des fiches Professions ou des Rubriques de paies, qui une fois paramétrées, peuvent être utilisées pour l'ensemble des Sociétés.

Dans les listes de fiches spécifiquement affectées à une Société, un menu déroulant permet de restreindre l'affichage à une Société donnée ou au contraire d'afficher les fiches de Toutes les sociétés.

Dans beaucoup de listes, il est possible avec l'icône des Listes liées, d'afficher la liste des Sociétés concernées par la sélection de départ.

Pour les listes qui disposent d'une fonction de recherche, la Société est un des critères possible.

L'onglet Paramétrage de la fiche Société permet d'affecter un groupe à chaque Niveau.

C'est cette combinaison de Niveaux et Groupes effectuée sur la fiche Société qui détermine les retenues applicables.

Dans les champs d'application des retenues, le cadre en bas à droite de l'onglet principal permet de préciser quel Niveau la retenue concerne et pour quel Groupe de Sociétés elle doit se déclencher.

Par exemple la retenue de Formation continue -10 Spectacle Vivant  concerne le Niveau "Formation" et elle doit se déclencher pour le Groupe des Sociétés du spectacle vivant dont l'effectif est inférieur à 10.

Une retenue qui concerne toutes les Sociétés, quelque soit le secteur d'activité, l'effectif ou les éventuelles contrats particuliers, sera paramétrée sur le Niveau "Toutes les sociétés" avec le Groupe "Toutes sociétés" coché.

C'est par exemple le cas de la "Contribution solidarité" ou des retenues de chômage.

Les fichiers de données multi-sociétés sont livrés avec un pré-paramétrage standard. Les principaux Niveaux et  Groupes sont ainsi déjà créés.

Pour afficher les listes de Niveaux et Groupes déjà créées, cliquer sur l'icône des Listes liées et choisir la liste souhaitée.

Il est possible d'ajouter un nouveau Niveau dont vous auriez besoin suite à l'intégration d'une nouvelle Société dont les spécificités ne sont pas gérées dans le pré-paramétrage standard.

Il suffit pour cela de cliquer sur l'icône Ajouter de la liste des Niveaux.

Saisir le libellé du nouveau Niveau ("AGS" dans notre exemple).

Saisir le libellé du Groupe par défaut ("Soumis" dans notre exemple).

Le Groupe par défaut sera affecté à toutes les Sociétés déjà existante. Il sera également affecté par défaut au Niveau AGS à l'ajout d'une nouvel fiche Société.

Il est ensuite possible d'ajouter un nouveau Groupe pour ce Niveau.

Il suffit pour cela de cliquer sur l'icône Ajouter de la liste des Groupes.

Saisir le libellé du nouveau Groupe ("Non soumis - Etab. publics" dans notre exemple).

Choisir le Niveau auquel appartient ce nouveau Groupe ("AGS" dans notre exemple).

La retenue d'AGS qui était jusqu'à présent affectée à "Toutes les sociétés" est alors a modifier comme indiqué ci-contre.

L'onglet Personnalisés des Chiffres clés permet de lister des chiffres clés propres au fichier de données ou non déjà définis sur l'onglet principal.

C'est par exemple sur cet onglet que seront définis des valeurs communes à toutes les sociétés telles que les limites d'exonération des stagiaires ou défraiements repas.

D'autres chiffres clés peuvent par contre avoir une valeur propre à chaque entreprise. C'est par exemple le cas de la part employeur des titres restaurant.

Dans ce cas, il convient de cocher l'option Chiffre clé paramétrable dans chaque société. Une valeur peut tout de même être défini pour le chiffre clé dans cette fenêtre, elle sera la valeur par défaut en l'absence de valeur spécifique à la société. Dans notre exemple, nous avons par exemple mis la valeur maximale de la part employeur des titres restaurant.

Sur l'onglet Chiffres clés de chaque fiche Société il est alors possible de définir une valeur spécifique à la société pour chaque chiffre clé pour lequel l'option a été cochée.

Si une valeur est définie dans la fiche Société, c'est celle-ci qui est utilisée. Dans le cas contraire, c'est la valeur définie sur l'onglet Personnalisés des Chiffres clés qui est utilisée.

Les déclarations dématérialisées comportent des données relative à :

la société émettrice de la déclaration (celle qui génère le fichier)

la société déclarée (l'employeur)

L'émetteur est commun à toutes les déclarations, à toutes les société déclarées.

Que les paies de la société émettrice soient faites ou non avec sPAIEctacle, une fiche Société doit être créée pour elle.

Dans les Préférences on peut ensuite choisir la société émettrice.

menu Fichier > Préférences onglet Divers

choisir la société émettrice dans la zone Emetteur

Les informations de contact sont alors visualisables. Elles ne sont pas modifiables depuis les Préférences. En cas de besoin il convient de les modifier directement dans la fiche Société.

Les DSN déposées en mode Machine to Machine peuvent être déposées sur le compte net-entreprises de l'emetteur ou sur le compte de chacune des sociétés déclarées.

Ce choix est également à faire dans les Préférences :

menu Fichier > Préférences onglet principal

à la suite de la coche Dépôt automatisé des DSN sur net-entreprises il est possible de choisir le compte à utiliser :
- Via le compte de l'entreprise
- Via le compte de l'émetteur

Quelque soit l'option, les identifiants de connexion utilisés seront ceux des fiches Société :

identifiants de la fiche de l'Emetteur pour toutes les sociétés déclarées si l'option choisie est "Via le compte de l'émetteur"

identifiants de chacune des fiches Société déclarées si l'option choisie est "Via le compte de l'entreprise"

Au moment de générer un état (récap de paies, livre de paies, ...) ou des déclarations sociales (DSN ou autres déclarations) la boite de dialogue permet de cocher la ou les sociétés pour lesquelles on souhaite générer les documents.

En fonction du cahier des charges de chaque organisme, sPAIEctacle éditera selon les cas :

une déclaration regroupant l'ensemble des sociétés sélectionnées (export AEM EDI, DUCS EDI Pôle Emploi, ...)

une déclaration par société déclarée (DSN déposée en M2M, liste nominative FNAS, ...)

Si les Autorisations d'accès différenciées par utilisateur sont activées, pour chaque utilisateur, les autorisations cochées sont valides :

soit pour Toutes sociétés

soit pour les Sociétés sélectionnées

La clôture est une opération qui "verrouille" les paies. Les paies clôturées ne peuvent être ni modifiées, ni recalculées, ni supprimées. L'opération n'est pas irréversible et permet de ne pas modifier les paies par erreur une fois les DSN validées.

La clôture (menu Paies > Clôture) est possible société par société.

L'icône en forme de flèche à droite de l'entête de colonne Date, permet de recopier la date sélectionnée vers le bas. Dans l'exemple ci-contre, la date 31/03/19 sera appliquée à la Société 1234 et à la Société ABCD.

Dans la fenêtre des Préférences, il est possible de déterminer des options par défaut pour l'export des écritures comptables.

Dans chaque fiche Société, sur l'onglet Compta, il est ensuite possible de choisir entre deux options pour le format des données comptables :

Identiques aux données comptables générales

Spécifiques à la société