Les seules manipulations décrites ici sont celles liées au logiciel sPAIEctacle. Pour les manipulations propres à votre tableur, reportez-vous aux instructions de l'éditeur du logiciel que vous utilisez.

Notions d’information obligatoire, d’identifiant, d’information multivaluée et optionnelle

Les informations importées peuvent être de quatre natures différentes. La nature des champs importables est indiquée dans la légende du dialogue d’export, colonne de droite.

Obligatoire Information nécessaire à la création de la fiche.   Identifiant Information permettant en import d’identifier le salarié et la paie de façon unique. A l'import, si l'identifiant n'est pas déjà présent dans le fichier de données (matricule, date de début, ...), sPAIEctacle crée une nouvelle fiche. Si au contraire l'identifiant existe (par exemple une paie avec le même matricule et la même date de début), sPAIEctacle modifie la fiche existante.

Multivaluée Il s’agit d’informations ayant plusieurs valeurs. Par exemple, dans un export de paies, les retenues sont toutes exportées dans quatre colonnes (nom retenue, base retenue, taux salarial, taux employeur). Il y aura, pour une même paie, une ligne supplémentaire par retenue dans le fichier d’export. Par défaut, dans un fichier où des informations sont multivaluées, seules les informations identifiantes sont répétées. Les identifiants de la paie sont répétés sur toutes les lignes de la paie exportée, mais pas le nom du salarié, par exemple. Cela facilite la lecture du fichier. Il est néanmoins possible de répéter toutes les informations en cochant la case dédiée en bas de la boite de dialogue.

Données non spécifiées dans les dialogues

Optionnelle

Information non nécessaire pour identifier la fiche (paie ou salarié) ou pour l’enregistrer. Les informations optionnelles peuvent donc être manquantes dans le fichier d’import.

Si l’information optionnelle manquante est une information contenue dans une liste déroulante sPAIEctacle (telle que la catégorie salariale pour un contrat), c’est le 1er item de la liste qui est attribué par défaut à la fiche lors de l'import (soit la catégorie salariale Cas Général).

Obligatoire / Optionnel

Information obligatoire pour que la fiche soit créée à l’import. Si elle est manquante dans le fichier, un dialogue permet lors de l’analyse de diriger l’information dans le fichier de paie. Les obligatoires optionnels sont l’exercice de paie (en import de paie) et la société (en import de contrats, de paies, de salariés ou d'analytiques en version Multi-sociétés).

Obligatoire / Multivalué

Information obligatoire si l'on souhaite importer des informations multivaluées. Par exemple, dans un import de paie, le code rubrique peut être multivalué, si on a plusieurs codes rubriques dans une même paie.

Cas particuliers - exemples

Matricule

Le matricule sert à identifier de façon unique un salarié et, dans une manipulation d’import, à le modifier (donnée identifiante).

Si vous importez un salarié ayant le même matricule qu’un salarié déjà créé dans votre fichier de paies, le salarié importé écrasera celui du fichier d’accueil. C’est donc une donnée à utiliser avec précaution.

Voir aussi le chapitre Utilisation de la fonction Import des salariés pour la mise à jour de salariés déjà enregistrés pour la mise à jour de salariés en utilisant la fonction d'import.

En effet, lors de l’import, sPAIEctacle effectue la recherche d'identifiants déjà existant. Par exemple, un salarié est systématiquement créé si le matricule importé n'existe pas déjà dans le fichier d'accueil : seul le matricule permet d’identifier le salarié de façon unique et, le cas échéant, de le mettre à jour.

Si vous importez des salariés dans un fichier de données qui contient déjà des salariés, et que vous n’avez pas besoin de faire une mise à jour de salariés déjà existants, il est important de vous assurer qu'aucun des salariés importés n'a de matricule identique à celui de l'un des salariés déjà présents dans le fichier, faute de quoi, c'est l'information importée qui viendra mettre à jour l'information initiale du fichier. En l'occurrence tout ou partie des données de votre salarié sera écrasé par les données d'un autre salarié ! En cas de doute, il est préférable de ne pas importer le matricule du salarié. A l'import, un matricule est automatiquement affecté aux salariés à qui il manque ; au besoin, vous pourrez les modifier par la suite.

Import en Multi-sociétés

En version Multi-sociétés, la société est identifiée par deux champs : la Raison sociale et le Code société. Ces deux champs sont exportables. Le champ Raison sociale ne s’importe pas (il est noté entre parenthèses dans le fichier). Le Code société est l'identifiant de la société. Il permet de repérer la Société de façon unique.

A l’import de données, le Code société permet d’affecter le salarié, le contrat ou la paie à la société concernée. C’est bien sûr une information indispensable à l’import de données.

Si le Code société est manquant, un dialogue apparaît, permettant de choisir la société dans laquelle on veut importer les données.

A l’inverse, si l’information de la Raison sociale est présente dans un fichier d’import, il faut la mettre entre parenthèses, ou la supprimer, car c’est une information non importable, notée optionnelle.

Dialogues d’erreur à l’import

sPAIEctacle analyse les données à importer. Si des erreurs sont rencontrées, l’import n’est pas effectué, et un dialogue est affiché. Ce dialogue permet de visualiser les erreurs, et leur importance.

L’import des données s’effectue en 3 phases :

Analyse de la structure et des titres (phase Titre)

Analyse des données du fichier d’import par ligne (phase Fichier)

Ecriture des données dans le fichier de paies (phase Données)

Par ailleurs, on peut rencontrer dans ces phases des erreurs de deux types, bloquantes ou non bloquantes.

Les erreurs bloquantes ne permettent pas l’import de données (totales ou partielles). Elles sont notées avec une astérisque en début de légende.

Les erreurs non bloquantes permettent l’import "en l’état" des données non conformes. C’est-à-dire que les erreurs peuvent être importées, sur option de l’utilisateur (voir paragraphe Forcer un import).

Erreurs en phase Titre

Les erreurs en phase Titre sont toutes bloquantes : le fichier ne sera pas importé. Il faut en revoir la structure. Il peut s’agir d’un titre dont le libellé est incorrect ou manquant.

Par exemple, le titre "Nom" comporte une erreur de libellé "Noms", ou le "Libellé analytique" n'est pas noté entre parenthèses (donnée non importable).

Erreurs en phase Fichier

Il peut s’agir d’erreurs bloquantes ou non, selon que l’information erronée ou manquante est essentielle à l’import.

Voir les notions d'obligatoire et d'identifiant (cf. Notions d'information obligatoire, d'identifiant, d'information multivaluée et optionnelle)

Il est possible d’imprimer ou d’exporter les erreurs recensées dans le dialogue d’erreurs.
Cliquez sur le bouton correspondant, et validez les dialogues pour l’impression, ou “enregistrez sous” le fichier d’export des erreurs rencontrées.

Erreurs en phase Données

Le fichier est passé à l’écriture, il s’agit ici d’une impossibilité d’écrire l’information (conflit de données, fiches ouvertes en modification dans lesquelles on voudrait écrire, fiche supprimée entre la phase Fichier et la phase Données...). Selon le cas, la solution est variable...

L'écriture de la donnée erronée n'est pas faite, et l'enregistrement se poursuit : les autres données sont donc bien enregistrées !

Lire les dialogues d’erreur pour correction des données.

Forcer un import

Il est possible de forcer un import contenant des erreurs. Il suffit pour cela de cocher la case Poursuivre malgré les erreurs, puis de cliquer sur le bouton OK qui redevient alors actif.

Les erreurs non-bloquantes du fichier seront importées telles quelles, et apparaîtront en erreur dans la fiche Salarié (exemple : un numéro de sécurité sociale non conforme).

Les lignes contenant des erreurs bloquantes sont ignorées (exemple : import de paies avec un salarié sans nom ni matricule => paie non importée).