La fiche Courrier est composée de 3 zones distinctes :   Zone de définition et d'options du courrier   Cadre de traitement de texte zone commune aux courriers et modèles Voir à ce sujet la fiche Principes généraux.   Zone d'options d'enregistrement

Définition et options du courrier

Cette zone indique les éléments de définition et d'identification du courrier :

Type (non modifiable une fois le courrier créé - voir à ce sujet le paragraphe Type)

Modèle à utiliser / Modèle utilisé

Date de création du courrier

Nom du courrier

Mode d'enregistrement (voir à ce sujet le paragraphe Mode d'enregistrement)

Salarié, contrat ou paie auxquels le courrier est attaché
Le bouton Tester permet, en fonction du mode et des options d'enregistrement de basculer de l'affichage des champs (en grisé) à celui du résultat.

Options du courrier (voir à ce sujet les paragraphes Accusé réception et Ce courrier est un contrat)

Type

Lorsqu'on insère dans un courrier/modèle une information provenant de sPAIEctacle, on définit une relation dynamique entre ce courrier/modèle et une des tables de sPAIEctacle. Le Type va permettre de définir quelle est la relation dynamique qui va s’établir.

On peut rattacher un courrier ou un modèle à 3 tables différentes :

la table des salariés, on parle alors de Courrier ou Modèle salarié

la table des contrats, on parle alors de Courrier ou Modèle contrat

la table des paies, on parle alors de Courrier ou Modèle paie

Pour les versions multisociétés, on peut également rattacher un courrier ou un modèle à la table des sociétés, on parle alors de Courrier/ ou Modèle société.

Enfin, il est possible de ne rattacher le courrier à aucune table spécifique, on parle alors de Courrier ou Modèle divers.

Une autre conséquence du type défini est de déterminer à partir de quelle liste on va imprimer le courrier. Par exemple, si on souhaite imprimer les contrats "papier" à partir de la liste des contrats, il faudra affecter le type Contrat au modèle de contrat créé.

Le type d’un courrier ou d’un modèle n’est pas modifiable une fois validé. Il est toutefois possible de le faire suite à un ajout par duplication : exemple, un modèle de type contrat pourra être dupliqué pour en créer un de type paie (voir à ce sujet les fiches Création de modèles de courrier).

Modes d'enregistrement

Deux modes d'enregistrement sont possibles

Uniquement du modèle utilisé
La fiche courrier ne contient que la référence du modèle à partir duquel le courrier a été fait.
Si des modifications sont apportées au modèle, elle seront prises en compte lors de la réimpression du courrier.

Complet du courrier personnalisé
La fiche courrier contient la totalité des informations (il s’agit d’une copie conforme du courrier tel qu’il a été généré ou imprimé).
Il n'est plus fait référence au modèle utilisé pour générer le courrier. Si des modifications sont apportées au modèle, elles ne seront pas prises en compte lors de la réimpression du courrier.

Le choix de l’enregistrement complet a un impact sur la quantité de données enregistrées et a donc pour conséquence d’augmenter la taille des fichiers de données. Le choix de l’enregistrement "simple" est amplement suffisant si aucune personnalisation par rapport au modèle n’est apportée au courrier. En revanche si le modèle est amené à évoluer, il sera conseillé de créer un autre modèle (et d’inactiver l’ancien).

Affichage spécifique de l'enregistrement "simple"

Lorsque le courrier est enregistré en mode Uniquement du modèle utilisé, à l'ouverture de la fiche, le cadre de traitement de texte indique que seule la référence au modèle utilisé a été enregistrée. Un bouton Voir le modèle utilisé permet cependant de basculer vers l'affichage traditionnel.

Accusé réception

L'option définie sur le modèle est reprise par défaut sur un courrier l'utilisant. Le menu déroulant précise alors "En attente".

Si l'option est cochée, à réception de l'accusé de réception, il convient de modifier ce statut et choisir "reçu".

Quelque soit le choix opéré sur le modèle, il reste possible de cocher ou décocher cette option sur le courrier.

L’information est donnée dans la liste des courriers (colonne AR : AR signifie "en attente" et x signifie "reçu") et une liste prédéfinie des courriers en attente d’accusé réception est disponible.

Ce courrier est un contrat

L'option définie sur le modèle est reprise par défaut sur un courrier l'utilisant. Cette information est ensuite reportée dans la colonne Ct de la liste des courriers et de la liste des contrats. Elle permet donc de vérifier que les contrats ont bien été édités.

Quelque soit le choix opéré sur le modèle, il reste possible de cocher ou décocher cette option sur le courrier.

En cochant les 2 boîtes à cocher, on pourra gérer le cas : "mon salarié m’a-t-il retourné son contrat signé ?"

Options d'enregistrement

Garder les commandes actives

Cette option correspond à une fonction "enregistrer comme brouillon" : tant que l’on est susceptible de revenir sur un courrier, il est recommandé de garder les commandes actives. Pour garder ensuite une copie exacte du courrier qui a été donné au salarié, il faut décocher cette option.

Lorsque l'option est cochée, une modification sur la fiche salarié, contrat ou paie, affectera le courrier.

Si l'option est décochée, une modification sur la fiche salarié, contrat ou paie, n'affectera pas le courrier.

Enregistrer le modèle créé

Cette option permet de créer un modèle à partir d’un courrier. Une case Nom apparaît alors pour nommer le nouveau modèle. Il est également possible de choisir "Modifier le modèle utilisé" afin d’enregistrer les modifications apportées au modèle depuis le courrier directement dans le modèle.