Serveur d'envoi

menu Fichier > Préférences

renseigner le Serveur SMTP pour l'Envoi Mail

Le bouton Test SMTP permet de vérifier le bon fonctionnement du serveur d'envoi saisi. Si le test renvoie une erreur, vérifier les identifiants saisis et contacter votre fournisseur d'accès Internet ou votre administrateur informatique.

L'option SMTP authentifié permet, le cas échéant, de renseigner le Nom d'utilisateur et le Mot de passe.
Pour obtenir ces informations, vous devez vous mettre en contact avec votre administrateur informatique ou votre fournisseur internet. GHS ne pourra pas vous renseigner.

Expéditeur

menu Paramètres > Société

renseigner l'Expéditeur pour l'Envoi par mail

Le Nom complet sera affiché comme expéditeur dans la plupart des messageries électroniques et sera utilisé comme signature dans le corps du mail.
L'email renseigné sera également destinataire d'une copie de tous les mails envoyés. Nous vous conseillons de créer une adresse mail spécifique.

Pour les fichiers multi-sociétés, les deux champs Envoi par mail peuvent être exportés et importés (icône Import Export de la liste des Sociétés).

Destinataire

renseigner l'e-mail du salarié sur sa fiche

L'option "Pas d'envoi par mail des paies" permet d'exclure un salarié de l'envoi par mail des documents de paie.

Lors de l'envoi par mail, les salariés pour lesquels l'option a été cochée, seront exclus de l'envoi et sPAIEctacle affichera l'anomalie suivante :

"Salarié ayant refusé l'envoi par mail"

Un double-clic sur l'anomalie permet d'afficher les paies concernées et lancer l'impression papier.

Si les adresses mail des salariés ne sont pas renseignées, sPAIEctacle le signalera au moment de l'envoi et affichera les salariés concernés.

La fonctionnalité d'Envoi par mail est accessible depuis la liste des paies, en cliquant sur l'icône Imprimer.

Un dialogue de confirmation du début de l'envoi des e-mails apparaît.

cliquer sur OK pour lancer la procédure

cliquer sur Annuler pour abandonner l'envoi

Une barre de progression du traitement des documents peut apparaître avant le dialogue de confirmation du début de l'envoi des e-mails.

A l'issue de la procédure, un second dialogue précise le nombre d'envois effectués.

Le cas échéant, la présence d'anomalies est signalée. En validant le dialogue, la Liste des anomalies apparaît.

En cas d'erreur, l'ensemble des documents du salarié sont "mis en attente".

Si l'erreur est bloquante (signalée par !!), aucun document ne peut être envoyé.

Si l'erreur est un avertissement (signalée par ~), il est possible de cocher Ignorer les avertissements et cliquer sur Relancer. Les documents que sPAIEctacle est en mesure de produire seront alors envoyés.

Un double clic sur l'anomalie permet de visualiser les éléments à corriger.
Pour les salariés dont l'adresse mail n'est pas connue, il est alors possible de lancer l'impression groupée.
Après avoir corriger les autres erreurs, cliquer sur le bouton Relancer.

Chaque mail est envoyé au salarié et à l'expéditeur en copie cachée.

Il contient les informations suivantes :

1 - Expéditeur
Nom complet et Adresse mail définis dans la fiche Société.

2 - Destinataire
Prénom NOM et E-maill de la fiche Salarié

3 - Objet
L'objet est "Documents de paie" suivi du nom de la société.

4 - Corps du mail
Le corps du mail précise notamment les dates des paies concernées. Il n'est pas personnalisable. Le Nom complet défini dans la fiche Société est utilisé comme signataire.

5 - Pièces jointes
Les différents documents de paie sont en pièces jointes au format pdf.