Création du fichier DPAE EDI depuis la liste des contrats
La Déclarations Préalable A l'Embauche (DPAE) peut être effectué selon différentes modalités :
DPAE EDI (dépôt de fichier)
saisie en ligne
courrier ou fax
Le fichier est au format xml (norme du 01/08/11).
La dépose du fichier se fait sur le site de l'Urssaf, manuellement ou en dépôt automatisé.
Aucune formalité particulière n’est nécessaire pour commencer à faire des DPAE par EDI.
Le nom du fichier se termine par une extension en •xml qui ne doit pas être modifiée.
Menu Contrats - Liste des contrats
Dans la liste des contrats, sélectionnez les contrats pour lesquels vous devez effectuer la DPAE.
Cliquez sur l'icône DPAE et choisir "Export du fichier DPAE".
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Sélectionnez DPAE EDI. Validez avec OK.
La fenêtre Gestion des exports s'ouvre à l'écran. Voir aussi les fiches Gestion des exports. |
L'icône DPAE permet également d'accéder à la Liste des DPAE à effectuer. La liste réunie l'ensemble des contrats dont la date de début est postérieure ou égale à la date du jour et pour lesquels la DPAE n'a pas encore été générée.
Menu Salariés - Liste des salariés
Dans la liste des Salariés, sélectionnez les salariés pour lesquels vous devez effectuer la DPAE.
Cliquez sur l'icône DPAE et choisir "Export du fichier DPAE".
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Un panneau DPAE s’ouvre à l’écran.
Pour chaque salarié, sPAIEctacle reprend automatiquement les informations du dernier contrat (type de contrat, profession, catégorie salariale...). Vous pouvez modifier ce choix en sélectionnant le salarié puis en activant le menu déroulant du Contrat. Renseigner les dates du contrat (dans le cadre d'un contrat de type intermittent, la date de fin est également obligatoire). |
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Vous avez également la possibilité de recopier les informations d'un contrat aux lignes du dessous en cliquant sur la flèche à côté des en-têtes de colonne Contrat du ou Au (vous pouvez alors recopier soit la date de début, soit l'heure de début, soit la date et l'heure de début, soit enfin la date de fin). |
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L'onglet Option permet de définir le format de sortie des DPAE (format EDI ou format papier). |
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A la validation, sPAIEctacle effectue deux opérations : Il génère les DPAE en fonction de l'option de sortie sélectionnée. Il crée de nouveaux contrats reprenant notamment les dates et en enregistrant que la DPAE a été faite. Vous pourrez revenir (ou non) ultérieurement dans les contrats créés pour compléter les informations liées aux données de paie. |
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A partir de
la fenêtre de saisie de DPAE, il existe une option "ne pas
créer les contrats correspondant". Cette option permet de
ne générer que les DPAE, sans créer de nouveaux contrats. |
Le fichier généré par sPAIEctacle comporte les informations obligatoires suivantes :
Dénomination sociale, siret et code APE, adresse (provenant de l'onglet principal de la fiche Société)
Service médical de santé
pour les intermittents : CMB et code 176 (informations "en dur")
pour les permanents : "Nom caisse" et "Code médecine du travail" de la fiche Caisse affectée au Type retenue "Médecine Perm." sur l'onglet Caisse de la fiche Société
Le code médecine du travail est composé de 3 chiffres, il est fourni par la caisse.
Nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, NIR si déjà existant
(informations provenant de la fiche Salarié)
Date et heure d’embauche, type de contrat
(CDI ou CDD) (informations provenant de la fiche Contrat)
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sPAIEctacle permet une édition papier de la DPAE selon les formalités applicables avant le 1er août 2011. Le nouveau formulaire n’est pas encore paru et n’est donc pas intégré à sPAIEctacle. Nous ne pouvons pas garantir que les Urssaf accepteront l’ancien formulaire. |