Les Attestations Employeur Mensuelles (AEM) sont obligatoires pour toutes
les paies d'intermittents réalisées depuis le 1er septembre 2004. La norme
actuelle est l'AEM "v5".
Un exemplaire doit obligatoirement être imprimé et remis au salarié.
Un exemplaire "employeur" doit être transmis à Pôle Emploi (impression
papier ou export de fichier).
Agrément AEM
Demande d'agrément
Chaque structure* établissant les paies souhaitant informatiser les
AEM doit se faire agréer auprès de Pôle Emploi Services.
* C’est la structure réalisant l’AEM qui doit être agréée
: l’employeur, ou le prestataire traitant les paies (expert comptable
ou centre de traitement de paie...)
Cette procédure est impérative et préalable à la réalisation
d'AEM.
Une simple demande écrite suffit à obtenir l'agrément AEM.
Pour plus d'information voir à ce sujet le site
dédié de Pôle Emploi.
Il existe deux types d'agréments selon le mode d'envoi des AEM employeur
à Pôle Emploi (dans tous les cas une AEM doit être éditée et remise au
salarié) :
L'agrément AEM papier
pour envoyer les AEM employeur sous format papier. Le numéro d'agrément
donné par Pôle Emploi commence alors par la lettre "B" ou "X".
L'agrément AEM EDI
(Échange de Données Informatiques) permet de transmettre les AEM employeur
sous forme de fichier informatique. Le numéro d'agrément donné par Pôle
Emploi commence alors par la lettre "E", "Y" ou "W".
Lorsque la structure qui réalise les paies gère plusieurs structures
(cas des fichiers multi-sociétés), il convient de demander un numéro d'agrément
pour chacune des structures.
Paramétrage des AEM
Voir à ce sujet la fiche Société
- Onglet Divers.
Les différentes zones d’une AEM
Nous allons détailler ici les différentes zones de l'Attestation Assedic
Intermittent - AEM et la provenance des informations qui la
constituent.
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Titre de l'AEM
Il y a deux exemplaires de l'AEM, l'un destiné au salarié intermittent,
l'autre à l'employeur (si l'employeur a opté pour un agrément
papier). Ils se distinguent simplement par la mention de leur
destinataire en haut de la page.
Le salarié recevra son AEM, qu'il conservera afin de la produire
à Pôle Emploi en cas de besoin.
Si l'employeur a
opté pour la déclaration EDI, il n'y a pas d'exemplaire employeur
papier.
Version de l'AEM
GHS a un agrément sPAIEctacle
pour les AEM "v5".
Mois de l'AEM
C'est la date de règlement de la paie qui définit à quelle période
est rattachée une AEM.
L'AEM doit être éditée au cours du mois (mois de référence de l'AEM)
où la rémunération est versée pour chaque contrat de travail,
même si celui-ci n'est pas terminé à la fin du mois.
Nature de l'AEM
Il existe quatre types d'AEM :
- AEM initiale : il s'agit
de la première AEM d'un contrat.
- AEM complémentaire :
il s'agit de la deuxième ou énième AEM d'un contrat courant sur
plus d'un mois civil.
- AEM rectificatives positive
ou négative : il s'agit d'une AEM éditée après la dernière
AEM relative à un même contrat de travail en vue de régulariser
une paie. L'AEM rectificative ne peut modifier que les données
suivantes : montant de la rémunération, nombre de jours (ou heures,
ou cachets) déclarés.
Pour
plus d'informations voir le paragraphe Paies
rectificatives et AEM rectificatives.
Numéro de l'AEM
Ce numéro est composé du numéro d’agrément de l'émetteur de l’attestation,
et d’un numéro d’ordre d'édition. (Les exemplaires salarié et
employeur portent le même numéro).
- N° agrément émetteur = 4 caractères (chiffres ou lettres)
- N° attestation = n° agrément + n° d'ordre (6 chiffres) + clé
de contrôle (2 chiffres)
- Exemple de numéro d'AEM : B999000223 36
Les attestations complémentaires et rectificatives portent 2 numéros
: leur numéro propre et le numéro de la première AEM (initiale)
relative à ce contrat de travail en particulier. |
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Informations
employeur - informations renseignées dans les différents onglets
de la fiche Société
Coordonnées de la structure
L'e-mail est celui de l'émetteur, il provient de la fiche Société
ou des Préférences
Numéro d'affiliation au centre de recouvrement
Information renseigné sur l'onglet Caisses
de la fiche Société. Le n° d'affiliation doit avoir la forme 8000
suivi de 7 chiffres.
N° IDCC
Code IDCC de la convention collective affectée à la fiche Société.
Si la convention collective affectée au contrat est différente,
son code IDCC est également renseigné.
Licence, label certification sociale et
numéros rattachés
Informations des onglets Caisses
et Divers de la fiche
Société. |
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Informations
salarié : informations renseignées sur l'onglet principal de la
fiche Salarié
Etat civil, coordonnées et nationalité
Si le salarié est domicilié à l'étranger, le code postal doit être
99 999 et le NIR complété par des 9.
sPAIEctacle renseigne
automatiquement ces zones si le pays de résidence renseigné dans
la fiche salarié est différent de France, F ou vide.
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Prestation
de travail
Emploi occupé
Profession de la fiche de paie.
Numéro d'objet
Renseigné dans la fiche contrat.
Régime de retraite complémentaire
Indique ARRCO Non Cadre ou AGIRC Cadre en fonction de la catégorie
professionnelle de la paie.
Statut professionnel
Réalisateur, Artiste, Technicien, Ouvrier, en fonction du Type d'emploi de la fiche
profession.
Informations sur le contrat
Éléments renseignés dans la fiche contrat.
La date de fin n'apparaît que si le contrat est terminé. Dans le
cas contraire, "Contrat en cours" est coché.
Motif de cessation de fin de contrat : sPAIEctacle
gère les 3 cas - par défaut l'AEM est éditée avec le motif Fin de CDD, pour les autres
cas, le motif doit être renseigné sur la fiche Contrat.
Nombre d'heures, de cachets et de jours
travaillés
cas des ouvriers/techniciens
le nombre d'heures effectuées est la valeur apparaissant sur le
premier onglet de la paie, dans la case Heures.
cas des artistes
il est possible de cumuler les heures et cachets sur la même AEM.
Vous rencontrez ce cas en émettant des contrats prévoyant la rémunération
des répétitions en heures et le versement de cachets pour les
représentations. Ce cumul sur l'AEM est valable uniquement pour
les salariés de la Catégorie professionnelle "artiste",
à l’exclusion des réalisateurs.
cas des réalisateurs
le cumul des heures et des cachets n'est pas possible.
dans tous les cas
le nombre de jours travaillés est le nombre de jours appararaissant
sur le premier onglet de la paie, dans la case Jours
(arrondi à l'entier supérieur).
Rémunérations
versées
Salaires bruts
Montant du salaire brut total soumis à cotisation apparaissant
sur la fiche de paie.
Salaires bruts soumis à contributions
d'assurance chômage
Base de cotisation du chômage (TAB non abattue).
Taux
Cumul des taux patronaux et salariaux appliqués à la paie.
Contributions dues
Montant des cotisations, arrondi à l'euro le plus proche.
Autres rémunérations
En fonctions de la spécificité choisie dans les rubriques de paie
des sommes peuvent être reportées dans cette zone (voir la fiche
Rubriques
de paie - onglet Particularités). |
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Authentification
Informations signataires provenant de l'onglet
principal de la fiche Société.
La date de signature est la date de règlement de la paie.
L'AEM n'est valable qu'après signature de l'employeur ou de son
représentant.
Une signature scannée peut automatiquement
être ajoutée à l'édition de l'exemplaire salarié pour les sociétés
qui dispose d'un n° d'agrément AEM EDI. Voir à ce sujet la fiche
Signature scannée. |
Fonctionnement des AEM
Principe général
L'AEM doit être éditée au cours du mois (mois de référence de l'AEM)
où la rémunération est versée
pour chaque contrat de travail, même si celui-ci n'est pas terminé à la
fin du mois.
Dans sPAIEctacle, on
éditera donc une AEM par contrat et par mois.
S'il y a plusieurs contrats dans le mois
Si un salarié a plusieurs contrats de travail dans le mois, il faut
réaliser autant d’AEM que de contrats dans le mois. Il faut alors réaliser
au moins autant de paies que de contrats.
Ainsi, un salarié qui serait engagé trois fois dans le mois sur trois
contrats différents, devra avoir 3 contrats et 3 paies pour avoir 3 AEM.
Exemple :
- Contrat du 5 au 10 juillet (réglé en juillet) : remise d'une première
AEM initiale (du mois de juillet) avec le salaire.
- Contrat pour le 15 juillet (réglé en juillet) : remise d'une deuxième
AEM initiale (du mois de juillet) avec le salaire.
- Contrat du 25 au 26 juillet (réglé en août) : remise d'une troisième
AEM initiale (du mois d'août) avec le salaire.
Si le contrat court sur plusieurs mois
Dans le cas d'un contrat de plusieurs mois, il est bien entendu normal
de continuer à réaliser une paie par mois. On réalisera alors une AEM
à chaque mois de règlement de salaire, même si le contrat n'est pas terminé
(pour rappel, chaque AEM regroupe toutes les paies d'un même contrat,
d'un même mois de règlement).
AEM initiale / AEM complémentaire
La première AEM d'un contrat est l'AEM initiale, les suivantes sont
des complémentaires.
Le numéro de l'attestation initiale doit être indiqué sur toutes les
AEM complémentaires se rapportant à ce contrat.
Les attestations complémentaires portent donc 2 numéros : leur numéro
propre et le numéro de la première AEM (initiale) relative à ce contrat
de travail en particulier.
Indication de la période d'emploi (du contrat) sur l'AEM
L’AEM mentionne alors la date de début du contrat, mais pas la date
de fin. Une case "contrat en cours" est prévue pour indiquer
cette situation. La date de fin de contrat ne sera mentionnée que sur
la dernière AEM du contrat.
Exemple
Un contrat court du 1er septembre au 25 novembre (on réalise une paie
par mois) :
...
|
AEM de septembre
c'est l'AEM initiale (il est coché "X" en face de la
zone AEM initiale). Elle
mentionne la date de début du contrat (01/09), mais pas la date
de fin (la zone Contrat en cours
est cochée). |
...
|
AEM d'octobre
c'est une AEM complémentaire de celle de septembre. Elle mentionne
donc la date de début du contrat (01/09), mais pas la date de
fin (le contrat est toujours en cours). Elle porte le numéro de
l’AEM initiale et son numéro propre. |
...
|
AEM de novembre
c'est aussi une AEM complémentaire de celle de septembre. Elle
mentionne toujours la date de début, mais aussi la date de fin,
car le contrat s'achève en novembre (25/11). Elle porte le numéro
de l’AEM initiale et son numéro propre. |
Edition des AEM
Edition
On peut éditer les AEM à partir de la liste des paies.
 |
Menu Paies - Liste des paies
Sélectionner les paies pour lesquelles
on veut éditer les AEM
Cliquer sur l'icône Imprimer
et sélectionner Attestation
Assedic Intermittent - AEM dans la liste des éditions de
paie |
 |
Un dialogue s'affiche, permettant de choisir
s'il s'agit des exemplaires salarié, employeur (impression pour
les agréments papier / export de fichier pour les agrément EDI)
ou les deux :
Cocher les options souhaitées
On peut éditer l'AEM
Salarié et Employeur simultanément, ou l'AEM Salarié seule. Par
contre, l'édition de l'AEM Employeur seule n'est possible que
si l'AEM Salarié correspondante a déjà été éditée. |
A l'édition des AEM, sPAIEctacle
vérifie le numéro d'affiliation à la caisse de chômage intermittent. Si
le numéro est incorrect, l'AEM ne pourra être éditée et le logiciel affichera
un message d'alerte invitant à corriger le numéro d'affiliation (menu
Paramètres - Société,
onglet Caisses). Ce numéro doit
être composé de 11 chiffres, saisis sans espaces, et dont les 4 premiers
sont "8000".
Affichage des AEM éditées dans la liste des paies
Les exemplaires salarié et employeur étant différents (au niveau de
l'en-tête), sPAIEctacle
affiche le modèle imprimé dans la colonne Editions
- titre de colonne "Ass".
S = seul l'exemplaire salarié a été édité
X = les deux exemplaires ont été édités (cas d'un agrément papier) ou
l'exemplaire salarié a été effectué et le fichier AEM employeur a été
exporté (cas d'un agrément EDI).
Ordre d'impression des AEM à partir d'une liste à l'écran
Comme la plupart des impressions dans sPAIEctacle,
les AEM sont imprimées dans un ordre précis, qui respecte l'affichage
écran, du haut vers le bas.
Néanmoins, si, pour une AEM complémentaire, l'AEM initiale n'a pas été
imprimée, sPAIEctacle
imprimera d'abord l'AEM initiale (si la paie se trouve dans la sélection
de paies) puis imprimera les complémentaires ensuite.
Pour modifier l'ordre d'impression des AEM, il suffit
de modifier l'ordre des paies à l'écran en cliquant sur l'en-tête N°.
Réédition d'une AEM
Les numéros d'AEM sont uniques. Ils sont enregistrés dans chaque paie
à la première édition de l'AEM leur correspondant.
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Vous pouvez visualiser le numéro d'AEM dans
l'onglet Périodes de
la paie, mais cette zone n'est pas modifiable.
En cas de réédition d'une AEM, que la paie ait
été modifiée ou non, le numéro original d'AEM est conservé. |
 |
Le numéro de
l'AEM initiale est également reporté dans la fiche Contrat
- onglet Suivi Contrat. |
Paies
rectificatives et AEM rectificatives
Lorsqu’une AEM est erronée pour ce qui concerne le montant de la rémunération,
ou le nombre de jours (ou heures, ou cachets) rémunérés, le cahier des
charges de Pôle Emploi indique la nécessité de fournir une AEM spécifique
dite rectificative.
Dans sPAIEctacle, l’AEM
est le produit direct d’une paie. La production d’une AEM rectificative
va donc passer par deux étapes initiales : l’annulation d’une paie, et
la saisie d’une paie rectificative.
Annulation
de paie et création d’une paie rectificative
Une AEM rectificative concerne exclusivement la modification
des éléments suivants :
rémunération
nombre de jours travaillés, heures et / ou cachets
Voir à ce sujet la fiche Annulation
de paies, paies rectificatives.
Production d’AEM rectificatives
Menu Paies - Liste des Paies
Dans la liste de paies, sélectionner la paie rectificative
et cliquer sur l’imprimante pour éditer l’AEM, selon la procédure habituelle.
Principes généraux sur l’AEM rectificative
La période de l'AEM rectificative est déterminée par la date de règlement
de la paie rectificative.
Le numéro de l’AEM de départ ("initiale") est reporté en référence
sur l'AEM rectificative.
Une AEM rectificative peut être soit positive, soit négative (exemples
: rémunération de 3 jours au lieu de 2 = rectification positive / rémunération
de 300 € au lieu de 400 € = rectification négative).
Une AEM rectificative, positive ou négative, concerne
des situations précises délimitées par un cahier des charges Unedic. Toute
situation qui sort de ce cadre doit être étudiée au cas par cas avec la
caisse Pôle Emploi.
Il n'existe pas d'AEM "annulante". Aucune
AEM ne s'imprimera à partir d'une paie annulée.