sPAIEctacle propose une gestion des autorisations d'accès aux diverses fonctionnalités du logiciel.

Utilisateurs multiples avec gestion des autorisations

Menu Fichier - Utilisateurs

Cette fenêtre permet de définir quels utilisateurs ont accès au logiciel, et quelles zones leur sont autorisées. Autorisations d'accès différenciées par utilisateur active la gestion des utilisateurs multiples. Les différentes options possibles deviennent actives. Le fait de décocher Autorisations d'accès... désactive la gestion des autorisations. sPAIEctacle ne demandera alors plus aucun mot de passe à l'ouverture.   Utilisateurs Pour créer un utilisateur, utiliser le tableau de saisie situé en haut de la fiche. Ce tableau s'utilise de la même façon que les autres tableaux dans sPAIEctacle : Utiliser la zone de saisie située en bas du tableau pour créer le nom de l'utilisateur (ou login). Saisir le nom de l'utilisateur puis tabuler Créer le mot de passe de cet utilisateur. Celui-ci pourra le modifier par la suite. Valider la création de l'utilisateur en cliquant sur .

Chaque utilisateur se voit attribuer un identifiant et un mot de passe. Il n'est pas possible de créer un utilisateur sans mot de passe.
Si un utilisateur veut changer son mot de passe, il peut le faire en utilisant la fonction Changer le mot de passe (cf. Changer de mot de passe)

L'option Autorisation d'accès suspendue interdit l'accès au logiciel pour cette personne, sans la supprimer des utilisateurs recensés. Cette option est particulièrement destinée aux utilisateurs qui s'absentent de la société pour une certaine durée (maladie, maternité, congé sabbatique etc.) Les zones d'accès au logiciel sont grisées lorsqu'un utilisateur suspendu est sélectionné.

Application des zones accessibles aux utilisateurs

On va ensuite définir les différentes zones auxquelles va pouvoir accéder l'utilisateur créé.

Une (ou plusieurs) personne(s) défini(en)t les restrictions d'accès de tous les utilisateurs du logiciel : c'est l'administrateur. Celui-ci doit donc pouvoir ajouter, modifier et supprimer des utilisateurs.

On peut donner accès ou non à la consultation de zones, et à leur modification. On définit le niveau de responsabilité des utilisateurs dans l'établissement des paies, de la saisie des salariés, du paramétrage. Cela est utile lorsque par exemple une personne est chargée de créer les salariés mais ne doit pas avoir accès aux paies ni au paramétrage, que ce soit en consultation ou en modification.

Vous validez des zones accessibles en cliquant sur .

Exemple : l'écran ci-dessus présente un utilisateur ayant accès aux salariés, aux paies, mais seulement à une partie du paramétrage.

Multi-sociétés : Vous définissez également ici l'accès à la modification des sociétés.

Notion de Gestion

Le terme Gestion regroupe les autorisations suivantes :

Consultation

Ajout

Modification

Suppression

Pour les contrats et paies ces autorisations peuvent être dissociées :

Consultation seulement (Consultation contrat et paies)

Gestion des contrats et pré-paies (au niveau des paies, seule la consultation est alors possible)

Ajout de paies (la gestion des contrats et pré-paies est alors possible)

Modification de paies (la gestion des contrats et pré-paies est alors possible)

Suppression de paies (la gestion des contrats et pré-paies est alors possible)

Niveau de confidentialité des salariés

La liste déroulante Accès salariés permet de gérer quatre niveaux de confidentialité : Jusqu'au niveau Haut (accès total) Jusqu'au niveau Moyen (inclus) Jusqu'au niveau Bas (inclus) Non confidentiels uniquement

Le niveau de confidentialité nécessaire pour un salarié est attribué dans la fiche Salarié sur l’onglet Salarié.   On retrouve les quatre niveaux Haut, Moyen, Bas et (aucun).

Un utilisateur ne peut voir que les salariés dont le niveau de confidentialité est égal ou inférieur à son autorisation d’accès : sont ainsi limités l'affichage des salariés, contrats, paies et courriers (dans les listes, les fiches et les recherches).

En création de fiche Salarié, un utilisateur ne peut attribuer un niveau de confidentialité supérieur au sien.

En modification de fiche Salarié, un utilisateur doit avoir l’autorisation Gestion des utilisateurs pour pouvoir modifier le niveau de confidentialité.

Seul un utilisateur disposant du niveau d’autorisation Haut (accès intégral) peut :

produire des états (Déclarations de cotisations, Récapitulatifs de paie, Livre de paie et d'entrées-sorties du personnel, Ecritures comptables, DADS-U)

accéder à la liste intégrale des salariés, des contrats, des paies, des courriers et aux recherches les concernant