Signature électronique

Informations nécessaires

Envoi à la signature

Suivi des courriers signés

Actions sur les courriers envoyés

Signature d'un courrier par le salarié

GHS propose un service de signature électronique.

Ce service intégré à votre logiciel de paie permet d'optimiser l'envoi et le suivi des contrats de travail.

Si vous souhaitez en savoir plus, n'hésitez pas à nous contacter au 01 53 34 25 25 ou par mail à l'adresse commercial@ghs.fr.

 

La signature électronique se fait depuis la liste des courriers, dont le fonctionnement n'est pas explicité ici.
Pour plus de détails sur le fonctionnement des courriers dans sPAIEctacle, voir les fiches dédiées.

Informations nécessaires

Identifiants société

Menu Paramètres - Sociétés - onglet Divers

 

Les identifiants d'accès au service sont fournis par le service commercial de GHS. Ils sont à renseigner sur la fiche Société.

 

Spécificité des versions multi-sociétés : sous réserve d'une délégation de signature (modèle disponible auprès de GHS) il est possible d'utiliser les mêmes identifiants pour plusieurs sociétés. Le cas échéant, les identifiants doivent être renseignés dans toutes les fiches Sociétés concernées.

Identifiants salarié

Pour envoyer un courrier à un salarié, il est nécessaire de renseigner son adresse e-mail et son numéro de portable.

 

Les portables étrangers sont autorisés (par exemple +34999999999 ou 0034999999999)

Autorisations utilisateurs

Ce paragraphe ne concerne que les fichiers de données pour lesquels des utilisateurs ont été définis.

 

L'accès à la fonctionnalité est lié à une autorisation spécifique, qu'il convient de cocher pour les utilisateurs concernés.

Envoi à la signature

Les courriers sont envoyés à la signature depuis la liste des courriers.

 

Menu Contrats - Courriers

Sélectionner le ou les contrats à envoyer.

Cliquer sur l'icône Signature électronique des courriers et choisir Envoi des courriers à la signature.

Si des anomalies sont détectées, un double clic sur l'anomalie permet d'afficher les éléments à corriger.

 

Une fois les anomalies corrigées, cliquer sur Relancer pour valider les corrections et relancer l'envoi.

Une boite de dialogue vous permet de personnaliser le mail qui sera envoyé aux salariés.

Une dernière alerte confirme l'envoi des courriers.

Un mail est envoyé par la plateforme de signature de GHS à chaque salarié destinataire.

L'e-mail contient un lien qui lui permet d'accéder au courrier à signer.

 

Un mail de rappel est automatiquement envoyé tous les 3 jours si le courrier n'est pas signé (jusqu'à expiration de la demande, au bout de 14 jours).

 

Pour plus de détails sur la procédure à suivre par le salarié, voir le paragraphe dédié : signature d'un courrier par le salarié.

Suivi des courriers signés

Etat des courriers

Un courrier envoyé à la signature prend le statut "En attente". Les différents statuts  possibles sont les suivants :

En attente
Le courrier a été envoyé à la signature mais n'est pas encore signé. L'envoi peut encore être annulé.

Reçu
Le courrier a été signé. L'envoi ne peut plus être annulé, le courrier signé peut être téléchargé.

Expiré
Le courrier n'a pas été signé dans les 14 jours suivant l'envoi. Il ne peut plus être signé.

Refusé
Le salarié a cliqué sur "Refuser de signer". Le courrier ne peut plus être signé.

Annulé
L'envoi a été annulé avant la signature du salarié. Le courrier ne peut plus être signé.

 

Le statut des courriers est automatiquement mis à jour par sPAIEctacle toutes les 30 minutes.

Il est cependant possible de mettre manuellement à jour la liste :

 

Cliquer sur l'icône Signature électronique des courriers

Choisir Mise à jour de l'état des signatures

 Liste des courriers

Deux colonnes de la liste des courriers permettent de visualiser l'état des courriers.

AR
La colonne indique en abrégé l'état du courrier. "AR" signifie "En attente" et "x" signifie "Reçu".

Sign.
Indique la date de dernière actualisation de l'état du courrier :
- date d'envoi ou date de ré-envoi
- date de signature par le salarié
- date d'annulation ou d'expiration
Les courriers "En attente" apparaissent en orange, les courriers "Reçus" en vert.

Un filtre permet d'affiner l'affichage de la liste par statut.

Fiche courrier

La fiche courrier indique différents éléments relatifs à la signature électronique :


Il s'agit de la référence du courrier sur la plateforme de signature GHS. Cette référence n'est pas modifiable.

Date
Indique la date de dernière actualisation de l'état du courrier :
- date d'envoi ou date de ré-envoi
- date de signature par le salarié
- date d'annulation ou d'expiration

Etat du courrier

Actions sur les courriers envoyés

Sur la liste des Courriers, l'icône Signature électronique des courriers regroupe l'ensemble des fonctionnalités disponibles :

Envoi des courriers à la signature

Ré-envoi suite mise à jour téléphone ou mail salarié

Annulation de la demande de signature

Mise à jour de l'état des signatures

Téléchargement des courriers signés

Modification du courrier

Un courrier envoyé à la signature ne peut plus être modifié.

Si le courrier n'a pas encore été signé par le salarié, il est possible d'annuler l'envoi et d'envoyer un nouveau courrier à la signature.

Ré-envoi suite mise à jour téléphone ou mail salarié

Si, suite à une erreur de saisie, le mail ou le téléphone du salarié sont modifiés après envoi d'un courrier à la signature, il convient de ré-envoyer le courrier.

Sélectionner le courrier dans la liste

Cliquer sur l'icône Signature électronique et choisir Ré-envoi suite à mise à jour téléphone ou mail salarié.

 

Il est alors possible de saisir un message personnalisé.

Si l'adresse mail a été modifiée
Le message sera inséré dans le mail d'annulation envoyé à l'ancienne adresse mail. L'éventuel message saisi lors de l'envoi initial sera utilisé pour le mail réenvoyé à la nouvelle adresse.

Si le téléphone du salarié a été modifié
Le message sera inséré dans le mail "Rectif" envoyé au salarié.

Annulation de la demande de signature

Pour tout courrier envoyé à la signature, non encore signé par le salarié, il est possible d'annuler la demande de signature.

Sélectionner le courrier dans la liste

Cliquer sur l'icône Signature électronique et choisir Annulation de la demande de signature.

 

Il est alors possible de saisir un message personnalisé. Le message sera inséré dans le mail d'annulation envoyé au salarié.

Téléchargement des courriers signés

Les courriers signés sont stockés sur le serveur GHS, mais celui ci n'a pas vocation à en assurer la conservation. Il convient donc de les télécharger et de les archiver localement.

Sélectionner le ou les courriers dans la liste

Cliquer sur l'icône Signature électronique et choisir Téléchargement des courriers signés.

 

Les courriers signés sont alors téléchargés dans un dossier "Contrats signés" sur le bureau de l'ordinateur.

 

Les courriers téléchargés peuvent être ouverts dans n'importe quel lecteur pdf. En fonction du logiciel utilisé, les informations du certificat électronique seront ou non accessibles.

 

Seul le certificat électronique porte une valeur juridique. L'impression papier d'un courrier signé électroniquement n'a donc aucune valeur juridique, quand bien même une signature est matérialisée en bas du document pour en facilité la lisibilité.

Signature d'un courrier par le salarié

Un mail est envoyé par la plateforme de signature GHS à chaque salarié destinataire.

L'e-mail contient un lien qui lui permet d'accéder au courrier à signer.

 

Un mail de rappel est automatiquement envoyé tous les 3 jours si le courrier n'est pas signé (jusqu'à expiration de la demande, au bout de 14 jours).

Le cadre "SIGNER" apparaît en bas du document après avoir coché les deux options :

"Je déclare avoir lu toutes les pages du document ci-dessus"

"Je déclare accepter les conditions de ce document"

 

Un SMS est alors envoyé au salarié avec un code à 4 chiffres.

 

Dans le cadre "SIGNER"

Renseigner le code reçu par SMS

Cocher l'option "En cochant cette case, j'accepte les condition d'utilisation du service de signature Universign."

Cliquer sur "Signer"

 

Si le salarié clique sur "Refuser de signer" l'état du courrier passe au statut "Refusé" (voir le paragraphe Suivi des courriers signés pour plus de précisions).

Un message confirme alors la signature du contrat et propose de télécharger le document signé.

Le document signé est également envoyé par mail au salarié.