Les déclarations uniques d’embauche (ou DUE) peuvent être faites

en dépose de fichier (DUE EDI)

en saisie en ligne

par courrier ou fax

Fichier de DUE (DUE EDI)

Le fichier est au format xml (norme du 01/08/11).

La dépose du fichier se fait sur le site de l'Urssaf. Aucune formalité particulière n’est nécessaire pour commencer à faire des DUE par EDI.

Le nom du fichier se termine par une extension en •xml qui ne doit pas être modifiée.

Création du fichier DUE EDI depuis la liste des contrats

Menu Contrats - Liste des contrats

Dans la liste des contrats, sélectionnez les contrats pour lesquels vous devez effectuer la DUE.

Cliquez sur  "Imprimer" et choisissez DUE.

Sélectionnez D.U.E EDI. Validez avec OK.   La fenêtre Gestion des exports s'ouvre à l'écran. Voir aussi les fiches Gestion des exports.

Création du fichier DUE EDI depuis la liste des salariés

Menu Salariés - Liste des salariés

Dans la liste des salariés, sélectionnez les salariés pour lesquels vous devez effectuer la DUE.

Cliquez sur  "Imprimer" et choisissez D.U.E. sur nouveau contrat.

Un panneau D.U.E. s’ouvre à l’écran.   Pour chaque salarié, sPAIEctacle reprend automatiquement les informations du dernier contrat (type de contrat, profession, catégorie salariale...). Vous pouvez modifier ce choix en sélectionnant le salarié puis en activant le menu déroulant du Contrat. Renseigner les dates du contrat (dans le cadre d'un contrat de type intermittent, la date de fin est également obligatoire).

Vous avez également la possibilité de recopier les informations d'un contrat aux lignes du dessous en cliquant sur la flèche à côté des en-têtes de colonne Contrat du ou Au (vous pouvez alors recopier soit la date de début, soit l'heure de début, soit la date et l'heure de début, soit enfin la date de fin).

L'onglet Option permet de définir le format de sortie des DUE (format EDI ou format papier).

A la validation, sPAIEctacle effectue deux opérations : Il génère les DUE en fonction de l'option de sortie sélectionnée. Il crée de nouveaux contrats reprenant notamment les dates et en enregistrant que la DUE a été faite. Vous pourrez revenir (ou non) ultérieurement dans les contrats créés pour compléter les informations liées aux données de paie.

A partir de la fenêtre de saisie de DUE, il existe une option "ne pas créer les contrats correspondant". Cette option permet de ne générer que les DUE, sans créer de nouveaux contrats. Dans un fonctionnement standard de sPAIEctacle, nous déconseillons de choisir cette option. En effet, la création du contrat permet ensuite de rattacher directement la paie au bon contrat, les dates sont déjà pré-remplies, la boite à cocher "Fin du contrat" est gérée automatiquement.

Contenu du fichier

Le fichier généré par sPAIEctacle comporte les informations obligatoires suivantes :

Zone employeur

Dénomination sociale, siret et code APE, adresse (provenant de l'onglet principal de la fiche Société)

Service médical de santé

pour les intermittents : CMB et code 176 (informations "en dur")

pour les permanents : "Nom caisse" et "Code médecine du travail" de la fiche Caisse affectée au Type retenue "Médecine Perm." sur l'onglet Caisse de la fiche Société

Le code médecine du travail est composé de 3 chiffres, il est fourni par la caisse.

Zone salarié

Nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, NIR si déjà existant

(informations provenant de la fiche Salarié)

Zone contrat

Date et heure d’embauche, type de contrat

(CDI ou CDD) (informations provenant de la fiche Contrat)

Dépose du fichier DUE EDI

La dépose du fichier EDI se fait sur le site de l’Urssaf.

Renseignez votre SIRET et votre mot de passe pour accéder à votre espace adhérent (en haut à droite de la fenêtre d’accueil).

Cliquez sur le menu "Déclaration d’embauche" dans le cadre en haut à droite.

Cliquez sur le menu "Dépôt direct de fichiers" dans la colonne de gauche.

Renseignez l’adresse e-mail où doivent être adressés les accusés de réception.

Cliquez sur "Parcourir" et sélectionnez sur votre ordinateur le fichier à transmettre.

Cliquez enfin sur "Transmettre le fichier". Si le fichier est valide, une seconde fenêtre apparaît.

Un e-mail vous sera envoyé pour vous signaler la mise à disposition d’un accusé de réception.

Lecture du fichier retour

Téléchargement des accusés de réception

A la réception de l’e-mail, connectez-vous à votre espace adhérent sur le site urssaf.fr et cliquez sur le menu "Déclaration d’embauche" dans le cadre en haut à droite.

Cliquez sur le menu "Dépôt direct de fichiers" dans la colonne de gauche puis "Téléchargez vos AR".

Cliquez enfin sur la loupe située au bout de la ligne faisant apparaître le numéro de lot de votre fichier déposé.

Vous allez alors télécharger un fichier au format xml sur votre disque dur (ce fichier porte le numéro du lot).

Lecture du fichier retour dans sPAIEctacle

Voir la fiche Gestion des exports - Déclaration - DUE.

Autres modes de déclaration - la DUE papier

sPAIEctacle permet une édition papier de la DUE selon les formalités applicables avant le 1er août 2011. Le nouveau formulaire n’est pas encore paru et n’est donc pas intégré à sPAIEctacle. Nous ne pouvons pas garantir que les Urssaf accepteront l’ancien formulaire.