DUCS EDI Urssaf et Chômage permanent
La DUCS EDI permet de dématérialiser les bordereaux de cotisations Urssaf à envoyer au mois ou au trimestre. La version proposée par sPAIEctacle est une version "monosociété" : vous générez un fichier par établissement (par SIRET) à déclarer.
Elle ne remplace pas le tableau récapitulatif annuel à produire pour le 31 janvier de chaque année qui reste lui à saisir en ligne.
Le fichier peut être déposé directement sur le site de l'Urssaf ou sur le portail net-entreprises.
La DUCS EDI permet d'effectuer le paiement de vos cotisations par chèque, virement ou télérèglement. Ce dernier moyen de paiement associé à la télédéclaration, permet de transmettre un ordre de débit en même temps que la déclaration. La date d’exécution du télérèglement correspond à la date d’échéance de la déclaration (pas avant) ce qui évite tout risque de retard ou de pénalité.
Dans le cas d’une DUCS EDI, le télérèglement est le mode de règlement préconisé. Il conviendra donc de compléter également une demande d’adhésion au télérèglement disponible en suivant le lien suivant : https://mon.urssaf.fr/pdf/URenLigne-Telereglement.pdf
Le fichier répond au cahier des charges défini par la caisse. Il comporte les éléments suivants :
zone 1 : informations sur l'employeur
zone 2 : informations sur l'émetteur
zone 3 : période déclarée
zone 4 : Urssaf destinataire
zone 5 : informations d'effectif
zone 6 : bases de cotisations et effectif des différents codes DUCS
zone 7 : informations sur le règlement (avec éventuellement l'ordre de télérèglement)
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sPAIEctacle permet d’éditer un document reprenant les principales informations mentionnées dans le fichier. Ce document n'a aucune autre vocation que celle de contrôle, il est à seul usage de l'utilisateur. Ce document indique également la référence de règlement à reporter le cas échéant au dos du chèque ou en libellé de l'ordre de virement. Les colonnes Taux ou quantité et Montant ne sont qu'indicatives, elle ne sont pas incluses dans le fichier d'export. |
La dépose du fichier EDI se fait sur le site de l’Urssaf ou sur le portail net-entreprises :
Connectez-vous sur www.net-entreprises.fr et cliquer sur "Accéder à la déclaration" pour le service DUCS
Choisissez le service "DUCS EDI" de l'Urssaf.
Cliquez sur "Choisir le fichier" et sélectionnez sur votre ordinateur le fichier à transmettre.
Choisissez le mode de traitement du fichier, soit "Réel" ou "Test".
Cliquez sur le bouton "Envoyer".
Nous vous engageons à transmettre le fichier en mode test avant de l’envoyer en mode réel. La spécificité de la DUCS EDI Urssaf est qu’elle ne donne aucun taux, c’est donc l’Urssaf qui recalcule le montant à payer en fonction des bases déclarées. En cas d’erreur de paramétrage de taux, l’Urssaf peut donc calculer un montant différent de celui qui est déclaré. Le fichier test permettra donc de valider le paramétrage avant de déclarer.
Le retour passe par la réception d’un e-mail contenant une pièce jointe intitulée "Rejets" en cas d’anomalie ou "Informations" en cas d’acceptation.
Une fois la déclaration acceptée, elle est modifiable jusqu’à la date d’exigibilité à 12 h. Pour cela, il convient soit de redéposer un fichier DUCS EDI, soit de modifier directement en ligne la déclaration pré-enregistrée (par le menu "Historique des déclarations").
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Pour les entreprises n'ayant pas opté pour la télédéclaration, il est possible d'éditer un document d'aide au remplissage de l'appel à cotisations de la caisse. Ce document ne peut pas être envoyé directement à la caisse, il reprend la présentation du bordereau envoyé par l'Urssaf afin d'en faciliter le remplissage.
Le document comporte les éléments suivants : zone 1 : informations sur l'employeur zone 4 : période déclarée zone 5 : informations d'effectif zone 6 : cotisations - code DUCS et base (AT, Deplafonné, Plafonné, Transport) zone 7 : montant à payer
Voir aussi le paragraphe Détail des différentes zones et de leur provenance. |
Données provenant de la fiche Société - onglet principal - Établissement.
Données provenant de l'onglet Émetteur des Préférences (menus Fichier - Préférences).
Période choisie dans la fenêtre Déclaration des cotisations.
Informations provenant de la fiche Caisse affectée au type retenue Urssaf (menus Paramètres - Société - onglet Caisses).
Il convient d'y renseigner le Siret de la caisse, disponible sur notre site (menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Caisses) .
Pour plus de détail, voir les fiches Société - onglet Caisses et Paramétrage de la paie - Caisses.
Effectif sur la période : salariés avec au moins une paie avec cotisations Urssaf.
Sont exclus de cet effectif les salariés dont le Régime Urssaf de la Catégorie Salariale est "Stagiaire", "Apprenti - de 11" ou "Apprenti +de 10".
Effectif au dernier jour : salariés avec un contrat en cours au dernier jour de la période.
Sont exclus de cet effectif :
- les salariés dont la Catégorie Salariale est cochée "Personnel non inclus dans l'effectif".
- les salariés dont le Régime Urssaf de la Catégorie Salariale est "Stagiaire", "Apprenti - de 11" ou "Apprenti +de 10".
- les salariés dont le Motif CDD est "Remplacement".
Informations provenant des paies, triées par code DUCS.
Dans le fichier DUCS EDI, seuls les taux AT et transport sont précisés (pour toutes les autres retenues le fichier contient les bases de cotisations et codes DUCS).
Pour que la ligne 400 (CICE) soit incluse dans la DUCS, il convient de cocher cette option sur l'onglet Caisses de la fiche Société. Le montant des aides perçues au titre de contrats aidés, est également à renseigner dans la fiche Société, par le biais d'une Donnée perso. Ce montant sera déduit de la base CICE sur la dernière DUCS de l'exercice et le Tableau récapitulatif annuel.
Le code commune est nécessaire pour les structures cotisant au transport, il provient de l'onglet divers de la fiche Société et correspond au code de la commune à laquelle est rattachée la cotisation de transport (la liste des codes communes est disponible sur notre site).
Les cotisations de chômage permanent étant recouvrées par l'Urssaf, sur l'onglet Caisses de la fiche Société, le type retenue "Chômage perm." doit être paramétré sur "Rattaché à... - Urssaf". Voir à ce sujet la fiche Société - onglet Caisses - option de déclaration.
En cas de télérèglement, les coordonnées bancaires proviennent de l'onglet principal de la fiche Société.