Données obligatoire, données identifiantes et données par défaut
Utilisation de la fonction Import pour mettre à jour des contrats déjà saisis
En import de contrats, le logiciel va combiner les informations importées du fichier extérieur et les informations de la fiche salarié.
Pour qu’un fichier puisse être importé dans sPAIEctacle, il faut que certaines informations indispensables soient présentes dans le fichier d’import.
Code société (en version Multi-sociétés uniquement - si le champ est manquant, le logiciel affiche un dialogue qui permet d’indiquer la société)
Matricule (identifie le salarié concerné)
Début de contrat (date de début du contrat)
Code rubrique (chaque ligne des données de paie est identifiée par le Code rubrique - dans le fichier d'import, il convient d'avoir une ligne par ligne de donnée de paie)
Voir aussi le paragraphe Champs multivalués.
Les champs identifiants le contrat sont :
Matricule
Début de contrat
A l'import, si une fiche existe déjà avec ces informations, elle sera mise à jour, dans le cas contraire, elle sera créée.
Voir aussi le paragraphe Utilisation de la fonction Import pour mettre à jour des contrats déjà saisis.
Certains champs, s'il ne sont pas renseignés dans le fichier d'import, vont être renseignés par défaut :
Code contrat (généré automatiquement)
Catégorie salariale ("Cas général" par défaut)
Type de contrat ("Intermittent" par défaut)
Heure d'embauche (heure par défaut indiquée sur la fiche Société - onglet Divers)
Convention collective (convention collective par défaut indiquée sur la fiche Société - onglet principal)
Numéro d'objet (n° d'objet de l'analytique éventuellement importé, à défaut n° d'objet indiqué sur la fiche Société - onglet Divers, à défaut le champs reste vide)
Calcul du plafond ("Selon rubriques" si le contrat est de type "Intermittent", "Selon période" sinon)
Accident du travail applicable ("Artiste" si le Régime Urssaf de la profession est "Artiste", "Cas général" sinon)
Certains champs ont un format prédéterminé et ne peuvent accepter que certaines valeurs :
Code profession : Code profession ou Libellé profession ou Libellé féminin
Convention collective : Libellé abrégé ou Code identifiant IDCC
Les champs multivalués sont indiqués dans le fichier d'import sur autant de ligne qu'il y a de valeurs. Chacune de ses lignes doit reprendre les identifiants de la fiche contrat, à savoir le Matricule et la Date de début.
C'est le Code rubrique qui est l'identifiant d'une ligne de données de paie. C'est la seule information obligatoire pour l'import de données de paies (la Quantité, le Libellé et la Base sont eux optionnels).
Par exemple, le fichier d'import d'un contrat avec 2 cachets isolés dont le montant sera déterminé ultérieurement et 1 défraiement pour frais kilométriques de 32,50 euros, pourra avoir la forme suivante :
Les jours travaillés sont indiqués sur l'onglet Suivi
contrat de la fiche contrat. A l'import, ces données doivent être
indiquées sur autant de lignes distinctes qu'il y a de périodes travaillées.
Par exemple le fichier d'import d'un contrat avec 2 périodes travaillées,
le 1er octobre et du 6 au 8 octobre inclus, pourra avoir la forme suivante
:
Les analytiques multiples sont également importables. A l'import, il convient d'indiquer les éléments suivants :
Clé de répartition
Le champs "Compte analytique" peut ainsi contenir les valeurs
[multiples par pourcentage], [multiples par salaire], [multiples par rubrique
de paies], [multiples par heures], [multiples par jours], [multiples par
une autre base] ou [multiples par base cumulée].
Comptes analytiques et répartition
Pour chaque ligne d'analytique il convient d'indiquer le "Compte analytique
multiple" et la "Répartition analytique multiple" (valeur
numérique exprimée en fonction des clé de répartition en unité, montant,
pourcentage, etc..).
Montant à imputer (uniquement dans le cas d'une répartition
[multiples par une autre base])
On indique par le champs "Total ana. mult. par autre base" le
montant total de la zone A imputer.
Par exemple le fichier d'import d'un contrat de 5 jours, dont 3 correspondent au compte analytique 910456, un au compte 910741 et un au compte 910123, pourra avoir la forme suivante :
Voir la fiche Contrat - Onglet Analytiques pour plus d'informations sur les analytiques multiples.
Il n'est possible d'importer qu'une valeur par champ personnalisable. Par exemple, le fichier ci-dessous ne pourra pas être importer :
On ne peut importer qu'une seul fois le champ personnalisable "Lieu", il convient donc de supprimer la colonne E ou de créer par exemple un second champ "Lieu répétitions".
Lors de la création d'un champ personnalisable il est possible de cocher l'option Donnée unique. Il ne sera alors possible d'affecter qu'une seule fois le champ à chaque fiche, cela peut éviter les erreurs en cas d''imports/exports récurrents. Voir aussi à ce sujet la fiche Données perso.
On peut utiliser l’import de contrats pour mettre à jour des informations dans des fiches contrats déjà saisies (mise à jour de toutes les informations sauf identifiantes).
Dans ce cas, il faut que le fichier importé contienne les informations permettant d’identifier de façon certaine les contrats à modifier. Le logiciel se base pour cela sur les champs Matricule et Date de début. Si une fiche contrat déjà créée réunit pour ces champs les mêmes données que celles contenues dans le fichier d’import, alors le fichier d’import mettra à jour la fiche contrat en question.
Par opposition à la mise à jour des rubriques de paie (voir la fiche Mise à jour des rubriques de paie), cette utilisation de l’import permet de modifier toutes les données de la fiche contrat (autres que les identifiants nécessaires listés ci-dessus).